.. _createnew: 문서 작성하기 ================== eformsign을 사용하면 누구나 쉽게 기존의 문서를 전자문서로 변환해 문서를 작성, 요청 또는 처리 등을 할 수 있습니다. eformsign에서 전자문서를 작성 및 전송하는 방법은 내 PC에 저장된 파일을 직접 업로드해서 전자문서를 만드는 방법과 eformsign에 저장된 기존에 만들어 놓은 템플릿을 사용하는 방법 두 가지가 있습니다. - **내 파일로 문서 작성**: 내가 가지고 있는 문서 파일을 사용해 바로 전자문서로 만들어 수신자에게 전송할 수 있습니다. - **템플릿으로 문서 작성**: 이미 만들어진 템플릿을 사용하여 문서를 작성합니다. 해당 메뉴를 클릭 시 대표 관리자 또는 템플릿 관리 권한이 있는 멤버가 이미 만들어 놓은 템플릿이 화면에 나타납니다. .. note:: 템플릿은 대표 관리자 또는 템플릿 관리 권한이 있는 멤버만 만들 수 있으며, 생성된 템플릿은 해당 템플릿의 권한 설정에서 **사용 권한**\을 부여한 멤버의 **템플릿으로 문서 작성**\ 화면에 나타납니다. 템플릿은 웹폼 디자이너와 폼 빌더를 사용하여 만들 수 있으며, 자세한 내용은 `웹폼 디자이너로 템플릿 만들기 `__\ 와 `폼 빌더로 템플릿 만들기 `__\ 를 참고해 주세요. .. tip:: **내 파일로 문서 작성**\ 하는 경우, 템플릿으로 변경하거나 저장할 수 없습니다. 자주 사용하는 문서는 템플릿으로 등록해 사용하면 편리합니다. 내 파일로 문서 작성하기 --------------------------- 사용하고자 하는 문서 파일을 업로드해서 문서의 원하는 위치에 입력항목(컴포넌트)을 참여자 별로 지정하고 문서 참여자 및/또는 검토자 정보를 입력 후 바로 전송할 수 있습니다. 1. **내 파일로 문서 작성** 메뉴로 이동합니다. |image1| 2. 원하는 문서 파일을 업로드합니다. |image2| .. note:: 업로드 가능한 파일 형식은 pdf, doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, odt, jpg, png, gif, tiff 입니다. 파일 크기는 최대 9MB까지 업로드 가능합니다. 3. 문서 작성에 참여하는 **문서 참여자**\ 를 추가하고 역할을 설정합니다. |image3| .. note:: 문서 참여자는 최대 30명까지 추가할 수 있으며, 화면 좌측 상단의 **참여자 추가**\ 를 클릭해 추가할 수도 있습니다. 폼 디자인 후 **수신자 지정하기** 단계에서는 추가한 참여자 정보를 변경 및 단계 추가, 삭제할 수 있습니다. 4. 각 참여자들이 작성할 컴포넌트를 문서의 원하는 위치에 배치하고 각 컴포넌트의 상세 설정을 오른쪽 설정 화면에서 지정합니다. |image4| 5. 컴포넌트 설정 후 **수신자 지정하기** 단계에서 이메일, 휴대폰 번호 등 연락처 정보를 입력하고 **수신자 별 상세 옵션**\ 을 설정합니다. |image5| .. note:: 문서 수신자는 참여자와 검토자로 구분됩니다. 문서 작성 시에 추가한 참여자가 수신자 지정하기 단계에서 나타나며 각 수신자의 이메일 등의 연락처 정보를 입력하면 됩니다. 이 수신자 설정 화면에서 참여자/검토자를 삭제/추가할 수 있고 각 수신자 별 상세 옵션을 설정합니다. .. tip:: **참여자와 검토자의 차이** 참여자는 실제 문서에 서명, 작성 등 컴포넌트에 입력할 수 있으며, 검토자는 문서에 직접 입력은 할 수 없고 문서 검토 후 승인 여부만 결정합니다. |image6| 6. **옵션**\ 을 클릭해 문서 제목과 문서 완료 시 타임스탬프 적용 여부를 설정합니다. |image7| .. note:: 이 단계까지가 문서 서식에 대한 설정 단계입니다. **문서 작성 시작하기**\ 를 클릭하기 이전에 임시 저장 후 문서 작성을 중단할 경우 `임시 보관함 `__\ 에 보관되며, 저장된 파일을 다시 열어 이후의 단계를 진행할 수 있습니다. 문서의 임시 저장은 오른쪽 상단의 (|image8|) 메뉴 아이콘을 클릭하여 **임시 보관함에 저장**\ 을 클릭합니다. |image9| 7. 모든 설정을 완료한 후 **문서 작성 시작하기**\ 를 클릭합니다. |image10| .. caution:: **문서 작성 시작하기**\ 를 클릭한 시점부터 과금 대상 문서수에 카운트됩니다. 8. 문서를 확인 후 **전송** 버튼을 클릭하면 수신자에게 문서가 전송됩니다. |image11| **수신자 지정하기 > 수신자 옵션 설정** ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ **폼 디자인하기** 단계에서 문서에 참여할 참여자, 즉 문서의 수신자를 추가하고 각 수신자별 입력항목을 설정하였습니다. **수신자 지정하기** 단계에서는 **폼 디자인 하기** 단계에서 추가한 문서 참여자에 대한 상세 설정을 하고, 참여자의 순서를 변경, 삭제 또는 문서를 검토할 검토자를 추가할 수 있습니다. 참여자 또는 검토자 별로 이름과 문서를 전송할 이메일 또는 아이디를 입력해야 하며, 참여자가 멤버일 경우 목록에서 선택하여 기존에 저장된 멤버 정보를 불러올 수 있습니다. 수신자 옵션은 참여자 또는 검토자가 멤버일 경우와 멤버가 아닌 외부 수신자일 경우 각각 다르게 나타납니다. - **수신자가 멤버일 경우** - **문서 발송 수단 선택:** 이메일과 휴대폰 중 하나 또는 모두를 선택할 수 있으며, 기본으로 저장된 이메일 주소와 휴대폰 번호가 자동으로 뜨게 됩니다. .. caution:: 휴대폰을 선택할 경우, SMS 또는 카카오 알림톡으로 발송되며 건당 추가 요금이 발생합니다. - **알림:** **알림 내용 편집**\ 을 클릭하여 문서 전송 시 발송되는 문서 알림 메일 또는 SMS 메시지를 직접 편집할 수 있습니다. 또한, SMS 전송 방식을 선택할 수 있습니다. - **문서 전송 기한 설정:** 수신자가 문서를 열람하고 제출할 수 있는 기한을 정할 수 있으며, 설정된 기간이 지나면 문서를 작성할 수 없게 됩니다. .. tip:: 문서 전송 기한이 없도록 설정하려면 **문서 전송 기한을 0일 0시간**\ 으로 설정하시면 됩니다. |image12| - **멤버가 아닌 외부 수신자일 경우** 입력한 정보가 멤버의 정보와 일치하지 않을 경우 외부 수신자로 인식되어 다음의 항목에 대해 상세 옵션을 설정해야 합니다. - **문서 발송 수단 선택:** 이메일과 휴대폰 중 하나 또는 모두를 선택할 수 있으며, 휴대폰을 선택하면 발송할 휴대폰 번호를 입력해야 합니다. .. caution:: 휴대폰을 선택할 경우, SMS 또는 카카오톡 알림톡으로 발송됩니다. - **문서 전송 기한 설정:** 수신자가 문서를 열람하고 전송할 수 있는 기한을 정할 수 있으며, 설정된 기간이 지나면 문서를 작성할 수 없습니다. .. tip:: 문서 전송 기한이 없도록 설정하려면 **문서 전송 기한을 0일 0시간**\ 으로 설정하시면 됩니다. - **문서 열람 전 본인확인 설정** - **본인확인 정보**\ : 해당 항목에 체크하면 외부 수신자가 문서를 열람하기 위해서 본 설정에서 미리 선택된 정보를 입력해야 합니다. 도움말을 입력하여 힌트를 제공할 수 있습니다. - **추가 인증 수단**\ : **이메일 인증** 또는 **휴대폰 본인확인** 후에 문서를 열람하도록 설정합니다. 두 항목 모두 선택할 경우, 수신자가 인증 단계에서 선택할 수 있습니다. **옵션 설정** ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ 마지막 옵션 설정에서는 문서 제목을 정하고 문서 알림 설정 및 편집, 타임스탬프 적용 여부를 설정할 수 있습니다. .. figure:: resources/wfd-option.png :alt: 옵션 설정 화면 :width: 700px 템플릿으로 문서 작성하기 ------------------------ 자주 사용하는 서식을 템플릿으로 만들고 문서 처리 과정인 워크플로우 등 상세 내용을 템플릿 별로 저장해 필요할 때 마다 문서를 작성 및 전송할 수 있습니다. 템플릿은 **웹폼 디자이너** 또는 **폼 빌더**\ 를 사용해 만들 수 있으며, 자세한 내용은 `웹폼 디자이너로 템플릿 만들기 `__\ 와 `폼 빌더로 템플릿 만들기 `__\ 를 참고해 주세요. .. note:: 문서 작성은 템플릿 관리 권한이 있는 멤버가 **템플릿 설정 > 권한 설정**\ 에서 **템플릿 사용 권한**\ (=문서 작성 권한)을 부여한 그룹 또는 멤버만 할 수 있습니다. 템플릿 사용 권한을 부여받는 그룹 또는 멤버의 **템플릿으로 문서 작성** 목록에만 해당 템플릿이 나타나 작성할 수 있습니다. 1. 대시보드 또는 사이드 메뉴에서 **템플릿으로 문서 작성**\ 을 클릭해 이동합니다. |image14| 2. 작성하고자 하는 템플릿의 작성 아이콘(|image15|)을 클릭합니다. |image16| 3. 문서를 작성하고 우측 상단의 **완료** 혹은 **요청** 버튼을 클릭하면 문서의 설정된 워크플로우에 따라 다음 단계로 전송됩니다. 도중에 작성을 중단하고 저장할 경우에는 **임시 저장** 버튼을 눌러 저장합니다. .. note:: 템플릿에 설정되어 있는 워크플로우에 따라 **완료**, **제출** 혹은 **요청** 버튼으로 다르게 나타납니다. .. important:: 템플릿으로 문서 작성 도중에 **임시 저장** 버튼을 클릭해 저장된 문서는 **임시 보관함**\ 이 아닌 **처리할 문서함**\ 에서 확인할 수 있습니다. 임시 저장한 문서를 계속 작성하려면 **처리할 문서함** 목록에서 해당 문서의 **편집** 버튼을 클릭해 계속 진행할 수 있습니다. .. _bulksend: 일괄 작성으로 문서 대량 전송하기 ----------------------------------------- 템플릿으로 문서 작성 시 일괄 작성 기능을 사용하면 한 번에 여러 명에게 문서를 전송할 수 있습니다. .. note:: 이 작업은 대표관리자 또는 템플릿 사용 권한 필요합니다. **일괄 작성하기** 1. **새 문서 작성** **> 템플릿으로 문서 작성** 메뉴로 이동합니다. 2. 작성할 템플릿의 일괄 작성 아이콘을 클릭합니다. .. figure:: resources/bulk-creation-icon.png :alt: 일괄 작성 아이콘 3. 일괄 작성할 문서에 데이터를 입력할 방법을 선택합니다. 데이터 입력은 이폼사인 화면에 **직접 편집** 하거나 **엑셀 파일을 업로드**\ 할 수 있습니다. .. figure:: resources/bulksend.png :alt: 일괄작성 :width: 700px .. tip:: **1. 데이터 직접 편집: 문서 최대 200개까지 가능** 직접 편집을 클릭하면, 이폼사인 화면에서 직접 데이터를 입력할 수 있는 표가 나타납니다. 문서의 입력항목이 각각의 열로 표시된 표입니다. 템플릿의 입력항목인 컴포넌트의 ID가 각 열의 제목으로 나타납니다. 1개의 행이 한 건의 문서이며, 첫번째 열인 번호 열 가장 하단 행의 숫자가 작성될 전체 문서의 수입니다. 표는 엑셀과 비슷한 방법으로 사용할 수 있습니다. 각 셀을 더블클릭하여 내용을 입력하고 마우스 오른쪽을 클릭하여 행을 추가하거나 삭제할 수 있습니다. 셀에 입력된 값을 복사 – 붙여넣기, 끌어서 입력하기를 할 수 있습니다. .. figure:: resources/bulksend-edit.png :alt: 일괄작성 직접 편집 :width: 700px **2. 파일 업로드: 최대 1000개까지 일괄 작성 가능** 파일 업로드를 선택하면, 화면에 설명된 대로 우선 파일을 다운로드합니다. 문서의 입력항목이 입력된 엑셀 파일이 다운로드되며, 해당 파일에 데이터를 입력한 후 파일을 업로드합니다. .. figure:: resources/bulksend-fileupload.png :alt: 일괄작성 파일 업로드 :width: 400px 4. 오른쪽 상단 **미리보기** 버튼을 클릭하여 작성된 문서를 확인합니다. 5. **예약 전송** 또는 **즉시 전송** 버튼을 클릭하여 문서 일괄 작성을 완료합니다. .. figure:: resources/bulksend-sending.png :alt: 일괄작성 전송 :width: 700px .. note:: **예약 전송** 클릭 시 뜨는 문서 전송 예약 팝업에서 문서를 전송할 날짜 및 시간을 선택합니다. 예약 전송은 현재 시간 기준으로 10분 후 부터 가능합니다. .. figure:: resources/bulksend-schedule.png :alt: 일괄작성 예약전송 :width: 400px 6. **일괄 작성 문서함**\ 에서 전송 현황 등 문서에 관한 정보를 확인합니다. .. tip:: **일괄 작성 문서 TIP 1: 일괄 작성 시 입력된 데이터 오류 확인** 직접 편집 또는 파일 업로드 방법으로 문서 일괄 작성 시, 입력된 데이터의 오류를 확인할 수 있습니다. 잘못된 데이터가 입력되거나, 필수 항목이 입력되지 않을 경우 데이터 오류로 표시됩니다. 문서 전송 시 오류로 표시된 데이터의 문서는 전송되지 않으며, 정상 데이터만 전송됩니다. .. figure:: resources/bulksend-error.png :alt: 데이터 오류 확인 :width: 400px .. tip:: **일괄 작성 문서 TIP 2: 일괄 작성 시 확인하세요!** 템플릿의 입력항목 중 일부가 **일괄 작성** 화면에 나타나지 않는 경우에는 아래 두 가지 경우를 확인해야 합니다. 1. 일괄 작성에서 입력할 수 없는 컴포넌트: 카메라, 녹음, 그룹으로 묶인 선택 컴포넌트는 일괄 작성으로 작성할 수 없는 컴포넌트입니다. 2. 작성 단계에서 접근 허용된 컴포넌트 확인: **템플릿 관리 > 템플릿 설정(⚙) > 워크플로우 설정 >** 해당 워크플로우 단계에 접근 허용된 컴포넌트만 나타납니다. .. |image1| image:: resources/newfrommyfile-menu.png :width: 700px .. |image2| image:: resources/newfrommyfile-uploadfile.png :width: 700px .. |image3| image:: resources/newfrommyfile-participants-popup.png :width: 400px .. |image4| image:: resources/newfrommyfile-formdesign.png :width: 700px .. |image5| image:: resources/newfrommyfile-recipients.png :width: 700px .. |image6| image:: resources/newfrommyfile-recipients-type.png .. |image7| image:: resources/newfrommyfile-option.png :width: 700px .. |image8| image:: resources/menu_icon_3.png .. |image9| image:: resources/newfrommyfile-saveasdrafts.png .. |image10| image:: resources/newfrommyfile-startfromnow.png :width: 700px .. |image11| image:: resources/newfrommyfile-startfromnow-send.png :width: 700px .. |image12| image:: resources/newformmyfile-recipientoption-member.png :width: 700px .. |image13| image:: resources/newformmyfile-recipientoption-external.png :width: 400px .. |image14| image:: resources/menu-startfromtemplate.png :width: 700px .. |image15| image:: resources/create-icon.PNG .. |image16| image:: resources/startfromtemplate-create.png :width: 700px .. |image17| image:: resources/bulk-creation-table-blue-section.png :width: 700px