eformsign 소개

eformsign은 기업에서 발생하는 모든 종이 문서를 누구나 손쉽게 전자문서로 만들고 언제 어디서나 바로 사용할 수 있으며 저장된 정보를 다양하게 활용할 수 있는 전자문서 서비스입니다.

eformsign 서비스에서 제공하는 웹 전자문서 편집기인 웹폼 디자이너(Webform designer)를 통해 사용하던 문서 파일을 바로 업로드해 쉽게 전자서식으로 만들어 사용할 수 있는 것은 물론, MS Office Add-in 방식의 폼 빌더를 제공해 MS 오피스 프로그램 파일로 작성된 기존의 문서를 그대로 전자문서 서식인 템플릿으로 만들 수 있습니다.

또한 기업의 업무 흐름에 맞게 워크플로우를 설정할 수 있습니다. 계약서, 동의서, 신청서 등 외부 문서는 물론 결재 등 사내 문서를 포함하여 문서의 처리 과정을 자유롭게 설정할 수 있고 다양한 업무에 적용할 수 있습니다. 또한 워크플로우 단계 또는 수신자별로 알림, 필수 입력 항목 등의 세부 설정이 가능하며 문서의 진행 및 처리 상태도 실시간으로 확인할 수 있습니다.

문서의 위/변조 방지를 위해 문서의 기본정보, 이력, 서명 정보 등 문서의 모든 기록이 포함된 감사추적증명서를 제공합니다.

이 외에도 작성자 정보, 그룹 관련 정보, 최근 입력값이나 날짜 정보 등에 대한 자동 입력을 지원해 반복적인 입력을 최소화하며 한번에 여러 개의 문서를 작성할 수 있는 일괄 작성 기능도 지원합니다. 회사의 멤버 및 권한을 관리할 수 있고 문서에 대한 알림을 상세하게 설정할 수 있으며, 문서에 입력된 데이터를 추출해 별도로 관리하고 활용할 수 있도록 지원합니다.

eformsign 서비스의 또 다른 핵심 기능 중 하나는 전자서명입니다.

전자서명이란 종이에 하는 서명과 같은 역할을 하는 전자적 형태의 서명입니다. 종이에 서명을 할 때 본인이 직접 서명해야 하는 것처럼 전자서명 또한 서명자가 본인임을 증명하는 인증 단계를 거쳐야 합니다. 본인확인의 경우, 이메일, 생년월일, 비밀번호, 전화번호 등이 인증 수단으로 사용됩니다.

전자서명은 대부분의 국가에서 단계적으로 법적 효력을 구분하여 적용하고 있습니다. eformsign의 전자서명은 개인과 개인, 법인과 개인 간의 법적 효력을 가지고 있으며, 부인방지를 위한 다양한 부가 기능을 제공하고 있습니다.

Note

전자서명의 국가별 법적효력은 다음을 참고하세요.

• 한국

  전자서명법에 의거하여 전자서명은 전자적 형식이라는 이유로 문서 또는 서명의 법적 효력이 부인되지 아니함. 또한 공인인증서의 독점적 지위를 폐지하고 직접 서명을 하거나 민간의 다양한 전자서명서비스에 동일한 법적 효력을 부여하고 있음

• 미국

  1999 제정 통일 전자거래법(Uniform Electronic Transactions Act, UETA)과 2000년 제정된 세계전자상거래법(Electronic Signature in Global and National Commerce Act, ESIGN)을 통해 특정 요건에 부합된 전자서명에 대하여 실제 서명과 동일한 법적 효력을 인정함. 전자 서명이 법적 효력을 갖기 위해서는 서명의도(서명자 인증), 의사 및 동의, 서명 과정의 기록, 서명 보존 등 4가지 주요 요건을 충족하여야 함. 현재 미국 내 48개주에서 전자서명법안이 채택되었으며, 이에 따라 거의 모든 거래에서 전자서명이 수기 서명과 동일한 법적 효력을 인정받고 있음

• EU

  eIDAS(Electronic Identification and Trust Services) 규정에 따라 모든 유형의 전자 서명에 법적 효력과 구속력을 인정하고 있으며, 적격전자서명, 고급전자서명, 일반전자서명으로 구분하여 문서 성격에 따라 법적 지위를 부여하고 있음

• 일본

  전자서명 및 인증업무에 관한 법률에 따라 본인에 의한 전자서명에 대하여 법적 효력이 인정됨

기본 용어

eformsign을 사용하기 전에 숙지하고 있어야 할 eformsign의 기본 용어를 소개합니다.

• 웹폼 디자이너(Web form designer)

  웹폼 디자이너는 eformsign 서비스에 기존 문서 파일을 업로드하여 바로 간단하게 전자서식으로 만들 수 있는 도구입니다. 신청서, 계약서, 동의서 등 PDF 형식으로 변환된 문서에 서명, 텍스트 박스, 체크박스 등 입력할 수 있는 입력 항목을 추가하여 바로 템플릿으로 저장하거나 이렇게 만들어진 전자문서를 다른 수신자에게 전송하여 문서 작성 또는 서명 요청할 수 있습니다.

• 폼 빌더(MS Office Add-in)

  폼 빌더(MS Office Add-in)는 MS Office에서 바로 전자문서 서식, 즉 템플릿을 만드는 도구입니다. 신청서, 계약서, 동의서 등의 기존에 사용하던 문서 서식(MS Office로 만들어 사용하는 문서 서식)을 서명이나 텍스트 박스 등 입력항목을 포함하는 전자문서로 변경하여 eformsign에 업로드할 때 사용합니다. MS Office의 리본메뉴에 추가(Add-in)되어 워드, 엑셀, 파워포인트 파일에서 바로 작업할 수 있습니다.

• 대시보드

  eformsign에 로그인하고 나면 처음에 나타나는 서비스의 메인 화면입니다. 대시보드 좌측 상단의 메뉴 아이콘()을 클릭하면 사이드 바 메뉴에 접근할 수 있습니다. 사이드 바 메뉴는 사용자의 권한에 따라 다르게 나타납니다.

  

• 템플릿

  eformsign에서 사용하는 전자문서 서식을 말하며, 종이 또는 파일로 만든 신청서나 동의서 서식과 같이 반복적으로 사용하는 문서의 기본 서식을 이폼사인에 템플릿으로 등록해 사용합니다. 템플릿은 내 컴퓨터에 저장된 파일을 eformsign 서비스에 바로 업로드하거나, 폼 빌더(MS Office Add-in)로 MS Office 파일에서 직접 만들어 업로드할 수 있습니다. ❗자주 사용하는 문서는 템플릿으로 만들어 놓으면 편리하게 사용할 수 있습니다.

• 문서

  템플릿을 사용해 작성/전송하는 전자문서 또는 내가 가지고 있는 파일을 바로 업로드해 작성/전송하는 전자문서를 말합니다. 내 파일로 문서 작성 또는 템플릿으로 문서 작성 메뉴를 통해 문서를 작성 및 전송할 수 있습니다. 이를 통해 작성/전송된 문서가 eformsign에서 문서 수를 집계하는 기준이 됩니다.

• 문서함

  전송된 문서를 보관 및 열람할 수 있는 클라우드 공간입니다. 문서의 상태에 따라 4개의 문서함에 나뉘어 보관됩니다.

  • 처리할 문서함: 내가 처리해야 할 문서(다른 멤버가 나에게 요청한 문서), 템플릿으로 문서 작성을 통해 문서 작성 중 임시저장한 문서(초안), 멤버가 아닌 수신자에게 보낸 문서 중 문서 기한이 지나 재요청이 필요한 문서 목록을 볼 수 있습니다.

  • 진행 중 문서함: 내가 작성 또는 처리한 문서 중 완료되지 않은 문서 목록을 볼 수 있습니다.

  • 완료 문서함: 내가 작성한 문서 중 완료된 모든 문서 목록을 볼 수 있습니다.

  • 일괄 작성 문서함: 내가 일괄 작성으로 보낸 문서의 진행 현황을 확인할 수 있습니다.

• 임시 보관함

  내 파일로 문서 작성 중 문서 작성 시작하기 이전에 임시 저장한 문서가 임시 보관함에 저장됩니다.

• 공유 문서함

  공유 문서함을 만들어서 내가 소유한 문서를 회사 내 다른 멤버들과 공유할 수 있으며, 다른 멤버가 나에게 공유한 문서를 볼 수 있습니다.

• 워크플로우

  문서가 작성되어 완료되기까지의 처리 과정을 말합니다. 템플릿 관리자가 템플릿 별로 워크플로우 단계를 설정할 수 있습니다. 워크플로우는 시작 – 완료가 기본 단계이며 다음 수신자 타입을 추가할 수 있습니다.

  • 검토자: 문서를 검토 후 승인 또는 반려합니다.

  • 참여자: 문서의 입력란에 작성 또는 서명합니다.

  • 열람자: 문서를 열람만 할 수 있습니다.

  

• 참조자

  워크플로우의 수신자 타입 외에도 문서 전송 단계에서 해당 문서에 참조자를 설정할 수 있습니다. 참조자는 문서의 진행 상황을 모니터링할 수 있으며, 문서를 열람할 수 있습니다. 문서 전송 및 문서 완료 시 참조자에게 알림 메일이 발송되어 문서를 확인할 수 있습니다.

  참조된 문서는 문서 진행 상태에 따라 참조자의 진행 중 문서함 또는 완료 문서함에 표시됩니다.

• 대표 관리자

  회사의 대표자로, 이폼사인 사용에 대한 모든 권한이 있습니다.

• 회사 관리자

  회사 관리 메뉴에 접근할 수 있으며, 회사, 그룹, 멤버 등을 관리할 수 있습니다.

• 템플릿 관리자

  템플릿 관리 메뉴에 접근할 수 있으며, 템플릿을 생성, 수정, 배포 및 삭제할 수 있습니다.

• 문서 관리자

  문서 관리 및 일괄 작성 문서 관리 메뉴에 접근하여 권한을 부여받은 문서를 열람하고 취소하거나 문서를 시스템에서 영구 제거할 수 있습니다. 문서 관리자는 템플릿 또는 문서별로 지정할 수 있습니다.

• 템플릿 사용 권한

  템플릿별로 템플릿 사용 권한을 멤버에게 부여할 수 있으며, 템플릿 사용 권한이 부여된 멤버는 템플릿으로 문서 작성 화면에 해당 템플릿이 표시되어 문서를 작성할 수 있습니다.

• 템플릿 수정 권한

  템플릿별로 템플릿 수정 권한을 멤버에게 부여할 수 있으며, 템플릿 수정 권한이 있으면 템플릿 관리 메뉴에서 해당 템플릿을 수정할 수 있습니다. ❗템플릿 수정 권한은 템플릿 관리자 권한이 있는 멤버만 지정할 수 있습니다.

사용 흐름

eformsign을 사용하는 방법으로는 내 컴퓨터에 저장된 문서 파일을 eformsign에 업로드하여 템플릿 등록없이 바로 전자문서로 만들어 전송하는 방법과 eformsign에서 템플릿으로 만들거나 이미 등록된 템플릿으로 전자문서를 전송하는 방법이 있습니다.

Note

업로드 가능한 파일 형식은 pdf, hwp, doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, odt, jpg, png, gif, tiff 입니다.

내 파일로 문서 작성

Tip

한 번만 사용할 일회성 문서를 보낼 때 유용합니다.

문서 파일을 eformsign에 업로드한 후 웹폼 디자이너로 텍스트, 서명, 콤보, 날짜 등 필요한 입력 항목을 문서의 원하는 위치에 배치하고 문서를 전송할 수 있습니다.

템플릿을 만드는 단계를 거치지 않고 자유롭게 문서를 업로드 후 전송할 수 있습니다. 업로드된 문서에 필요한 입력 항목을 배치하고, 수신자 지정하기에서 워크플로우를 설정하고 난 후 문서 작성 시작하기 버튼을 클릭하면 수신자에게 문서가 전송됩니다.

수신자에게 전송하기 전에 임시 보관함에 저장한 후 나중에 전송할 수도 있습니다.

템플릿으로 문서 작성

Tip

자주 사용하는 문서는 템플릿으로 등록해 놓으면 편리합니다.

템플릿을 사용해 문서를 작성할 경우, 해당 문서가 템플릿으로 이미 등록되어 있거나 템플릿을 만들어 등록해야 합니다.

템플릿을 만드는 방법은 eformsign에 파일을 업로드해 템플릿을 만들 수 있는 웹폼 디자이너를 통한 방법과 MS 오피스 파일에서 템플릿을 만들어 업로드할 수 있는 MS Office Add-in 활용한 방법 두 가지가 있습니다.

1. 웹폼 디자이너를 통한 사용 방법

문서 파일을 eformsign에 업로드한 후 서비스 내에서 텍스트, 서명, 날짜 필드 등의 필요한 입력 항목을 문서 위에 배치해 템플릿을 만들 수 있습니다.

업로드된 문서에 입력 항목을 배치하고 나면 템플릿 관리 중 설정 메뉴에 가서 일반 설정, 워크플로우 설정, 알림 설정 등을 변경한 후 배포하면 됩니다.

템플릿으로 문서 작성 메뉴에서 해당 템플릿으로 문서를 작성하고 수신자에게 전송합니다.

2. MS Office Add-in를 통한 사용 방법

MS Office(Word, Excel, PowerPoint)에서 문서를 작성하거나 문서 파일을 불러온 후 MS Office의 리본메뉴에서 텍스트, 서명, 날짜 필드 등 필요한 입력 항목을 문서 위에 올려 템플릿을 만듭니다. 그 다음 리본메뉴의 실행메뉴를 클릭해 서비스에 로그인하고 템플릿을 업로드한 후 eformsign 사이트로 이동합니다.

eformsign의 템플릿 관리 메뉴에서 템플릿이 업로드된 것을 확인하고 워크플로우, 일반 설정, 권한 설정 등 템플릿의 상세 설정을 변경한 후 배포합니다.

템플릿으로 문서 작성으로 이동하여 문서를 작성하고 수신자에게 전송합니다.

Tip

내 파일로 문서 작성과 템플릿으로 문서 작성 차이!

가장 큰 차이점은 템플릿 등록 여부입니다. 내 파일로 문서 작성은 템플릿 등록없이 바로 문서를 업로드해 전송할 수 있으며, 템플릿으로 문서 작성은 기존에 등록된 템플릿으로 문서를 전송합니다.

일회성 문서의 경우 내 파일로 문서 작성으로 문서를 전송하는 것을 추천드리며, 동일한 양식의 문서를 자주 사용할 경우 문서 서식을 템플릿으로 등록한 후 템플릿으로 문서 작성을 통해 사용하는 것이 편리합니다.

최소 지원 사양

폼 빌더(MS Office Add-in)와 eformsign 각각의 최소 지원 사양은 다음과 같습니다.

• 폼 빌더(MS Office Add-in)

  • PC 운영 체제: 윈도우 7 이상

  • MS 오피스: Microsoft Office 2010 이상

• eformsign

  • PC 운영 체제: 윈도우 7 이상, OS X 매버릭스 이상

  • 브라우저: 인터넷 익스플로러 11 이상, 크롬 49 이상, 사파리 9 이상

  • 모바일 운영 체제: iOS: 6.1.6 이상, 안드로이드: 5.0(롤리팝) 이상

Note

eformsign을 사용하기 위해 반드시 모바일 앱을 설치해야 하는 것은 아닙니다.