폼 빌더로 템플릿 만들기

템플릿 개요

템플릿은 이폼사인에서 사용하는 전자문서 서식입니다. 기존에 종이로 작성하던 계약서, 신청서, 동의서와 같은 기본 문서 서식을 전자문서 형태로 만든 것을 템플릿이라고 합니다. 템플릿은 이폼사인 서비스내 웹폼 디자이너 또는 이폼사인 폼 빌더(MS Office Add-in)로 만들고 업로드할 수 있습니다.

Tip

❗템플릿은 왜 사용하나요?

템플릿은 자주 또는 주기적으로 작성해야 하는 문서를 사용할 때 유용합니다.

템플릿으로 한번 등록해 놓으면 문서 작성할 일이 생길때 마다 문서를 새로 업로드하여 만들지 않아도 쉽고 빠르게 문서를 전송할 수 있습니다.

Note

웹폼 디자이너를 통한 템플릿 설정 및 관리 방법은 웹폼 디자이너로 템플릿 만들기를 참고하시기 바랍니다.

폼 빌더(MS Office Add-in)로 템플릿 만드는 방법

폼 빌더(MS Office Add-in)를 사용하면 기존에 워드, 엑셀, 파워포인트 등 MS Office 문서로 만들어진 파일을 전자문서 서식으로 만들어 바로 이폼사인에 템플릿으로 업로드할 수 있습니다. 템플릿을 만들려면 우선 이폼사인 폼 빌더를 다운로드해야합니다.

Note

폼 빌더(MS Office Add-in)에 대한 자세한 설명은 폼 빌더 소개를 참고해 주세요.

폼 빌더 리본 메뉴
  1. 워드, 엑셀 또는 파워포인트로 만든 문서 파일을 엽니다.

  2. OZ in Word(Excel 또는 PPT) 메뉴로 이동합니다.

  3. 입력항목를 추가할 위치를 선택합니다.

  4. 입력항목 종류를 선택합니다.

  5. 추가된 입력항목의 크기와 위치를 조정합니다.

  6. 실행 버튼을 클릭해 입력항목의 동작을 확인합니다.

  7. 업로드 버튼을 클릭해 템플릿을 업로드 합니다.

  8. 새 템플릿을 선택한 후 템플릿에 대한 상세 설정을 합니다.

템플릿 설정

템플릿에 대한 상세 설정을 할 수 있습니다.

  • 일반 설정

    템플릿 이름, 약칭, 문서 제목, 문서 번호 등을 설정합니다.

  • 권한 설정

    해당 템플릿을 사용해 문서를 생성할 수 있는 템플릿 사용 권한과 템플릿을 수정할 수 있는 수정 권한을 부여할 멤버 또는 그룹을 지정합니다.

  • 워크플로우 설정

    문서의 시작부터 완료까지 작성된 문서가 처리될 단계를 설정합니다.

  • 필드 설정

    필드의 기본값, 자동 입력 값 등을 설정합니다.

  • 알림 설정

    해당 템플릿을 통해 작성된 문서의 상태 변경시 상태 알림의 수신자를 설정하고 최종 완료 알림 메시지를 편집합니다

워크플로우 개요

워크플로우란 문서가 작성되어 완료되기까지의 문서의 요청 및 처리 과정을 말합니다.

워크플로우는 템플릿 관리자가 템플릿별로 템플릿 설정 > 워크플로우 설정에서 설정할 수 있습니다. 시작 - 완료가 기본 단계이며, 다음의 수신자 타입을 원하는 대로 추가하여 워크플로우를 생성할 수 있습니다.

워크플로우 단계
  • 수신자

    문서를 검토 후 승인/반려하거나 문서의 입력항목에 작성/서명합니다.

  • 열람자

    문서를 열람만 할 수 있습니다.

템플릿 설정

업로드한 파일로 생성될 템플릿에 대한 상세 사항을 설정할 수 있습니다.

Note

이 작업은 대표 관리자 또는 템플릿 관리자 권한이 필요하며, PC, 모바일, 애플리케이션에서 진행할 수 있습니다.

템플릿 설정 화면으로 이동하는 방법

  1. 사이드바 메뉴에서 템플릿 관리로 이동합니다.

  2. 원하는 템플릿의 이름이나 설정 아이콘(image1)을 클릭합니다.

    image2

일반 설정

템플릿 설정 > 일반 설정

템플릿 기본정보 설정

템플릿 이름, 카테고리, 유효기간 등 템플릿에 대한 기본 정보를 설정합니다.

① 폼 파일

폼 빌더(MS Office Add-in)를 통해 워드, 파워포인트, 엑셀에서 이폼사인에 업로드한 파일의 파일명입니다. 폼 파일 이름을 변경하려면 업로드한 워드, 파워포인트, 엑셀 파일의 파일명을 변경한 뒤 해당 파일을 다시 업로드해야 합니다.

② 템플릿 이름

템플릿 관리, 템플릿으로 문서 작성 메뉴 화면에 표시될 템플릿의 이름입니다.

템플릿 이름은 공백 포함 11글자 정도를 권장합니다. 11글자 이상 입력할 경우 전체 템플릿 이름은 이름 위에 마우스를 위치시킨 뒤 잠시 기다리면 확인할 수 있습니다.

템플릿 이름
③ 템플릿 약칭

템플릿을 간단히 표시하는 짧은 이름입니다. 2~3글자 정도의 짧은 단어를 권장합니다.

탬플릿 약칭은 문서번호, 문서 제목, 메일 템플릿 등에서 $$를 입력해 사용할 수 있습니다.

템플릿 약칭
④ 카테고리

템플릿을 종류별로 구분할 때 사용합니다. 카테고리 이름으로 템플릿 관리 화면의 템플릿이나 문서함, 문서 관리 메뉴의 문서을 필터링 할 수 있습니다. 기존의 카테고리에서 선택하거나 새로운 이름을 입력해 새로운 카테고리를 생성할 수 있습니다.

구분자( / )를 사용하면 다단계 카테고리를 설정할 수 있습니다. 예를 들어, 카테고리를 인사팀/휴가관련으로 설정하면 1단계 카테고리인 인사팀 안에 2단계 카테고리인 휴가관련 카테고리가 생성됩니다.

⑤ 설명

템플릿에 대한 추가적인 설명을 입력합니다. 이 설명 내용은 목록 및 템플릿으로 문서 작성의 템플릿 이름 하단에 나타납니다.

⑥ 템플릿 유효기간

템플릿으로 문서를 작성할 수 있는 기한을 설정합니다. 시작일은 템플릿을 업로드한 날로 기본 설정되며 날짜를 변경할 수 있습니다.

기간 제한 없음을 체크하면 해당 템플릿으로 계속해서 문서를 작성할 수 있습니다. 기간 제한 없음 체크를 해제한 후 날짜를 설정하면 설정된 날짜까지만 해당 템플릿으로 문서를 작성할 수 있습니다.

문서 설정

템플릿으로 작성한 문서에 대한 제목 설정 규칙 등 추가 설정을 합니다.

⑦ 문서 제목 자동 설정 규칙

템플릿으로 문서를 작성할 때 입력된 문서의 제목을 설정합니다. 문서 제목 규칙을 설정하지 않을 경우 템플릿 이름이 문서 제목이 됩니다.

⑧ 문서 제목 변경 허용

문서 제목 변경 허용을 체크하면 작성 단계의 문서 작성자가 문서 제목을 수정할 수 있습니다.

⑨ 문서 번호 자동 부여

문서 번호 자동 부여를 체크하면 생성된 문서에 대해 자동으로 문서번호가 부여됩니다. 문서번호 표현식 중 원하는 표현식을 선택하고, 언제 문서번호를 생성할 지 문서번호 채번 시점을 선택합니다.

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⑩ 문서 전송 시 팝업 생략

문서를 빨리 작성하고 제출하는 일이 많을 때 사용합니다. 이 설정을 체크하지 않으면 문서 전송 시 확인 메시지 입력 팝업창이 나타납니다. 문서 전송 시 팝업 생략을 체크하면 메시지 입력 팝업창이 나타나지 않고 바로 다음 단계로 진행됩니다.


문서 제목 규칙 만들기

템플릿 설정에서 해당 템플릿으로 작성되는 문서의 제목 규칙을 설정할 수 있습니다.

문서에 입력된 내용, 또는 문서 작성 관련 정보가 문서 제목에 자동으로 입력되도록 설정할 수 있습니다.

문서 제목 규칙을 설정하면 문서 작성 시점의 정보를 바탕으로 문서 제목이 생성되며 이 제목은 모든 문서함(진행 중 문서함, 처리할 문서함, 완료 문서함)과 문서 관리 메뉴의 문서 목록에서 확인할 수 있습니다

문서 관리 > 문서 목록
문서제목 규칙 설정하는 방법
템플릿 설정 > 문서 제목 규칙 설정
  1. 사이드바 메뉴에서 템플릿 관리로 이동합니다.

  2. 템플릿의 설정 아이콘(image1)을 클릭하여 템플릿 설정 화면으로 이동합니다.

  3. 일반 설정 화면의 문서 제목 자동 설정 규칙 입력란에 예약어를 추가하여 원하는 제목 규칙을 입력합니다.

  4. 오른쪽 상단에 저장 버튼을 클릭하여 변경 사항을 저장합니다.

예약어 추가 방법
예약어 사용해서 문서 제목 규칙 설정
  • 문서입력항목: 문서에 입력된 내용을 문서 제목에 추가합니다.

    예약어 추가 버튼 클릭 후, 문서입력항목을 클릭하면 템플릿의 컴포넌트 ID 리스트가 나타나며, 원하는 ID를 선택하면 해당 컴포넌트에 입력된 내용이 문서 제목에 추가됩니다.

  • 시스템 정보: 문서와 관련된 정보를 제목에 추가합니다.

    시스템 정보를 클릭하여 아래 정보 중 선택하여 문서 제목에 표시될 수 있도록 설정합니다.

정보 종류

설명

현재_날짜

문서 작성 시점의 날짜(예. 2020년 02월 20일)

현재_시간

문서 작성 시점의 시간(예. 오후 02:59)

현재_날짜시간

문서 작성 시점의 날짜와 시간(예.2020년 02월 20일 오후02:59)

최초_작성자_ID

문서를 작성한 멤버의 ID

최초_작성자_이름

문서를 작성한 멤버의 이름

최초_작성자_부서

문서를 작성한 멤버의 부서

최초_작성자_회사명

문서를 작성한 멤버의 회사명

템플릿명

템플릿 설정 > 일반설정에 입력된 템플릿명

템플릿_약칭

템플릿 설정 > 일반설정에 입력된 템플릿 약칭

문서_ID

문서의 고유한 ID로 32자리 알파벳과 숫자 조합으로 표시

문서_번호

일반 설정 > 문서 번호 자동 부여 설정 시 부여된 문서 번호

회사명

회사 관리 > 회사 정보에 입력된 회사명

회사_주소

회사 관리 > 회사 정보에 입력된 주소

회사_연락처

회사 관리 > 회사 정보에 입력된 연락처

회사_사업자_등록_번호

회사 관리 > 회사 정보에 입력된 사업자등록번호

회사_홈페이지

회사 관리 > 회사 정보에 입력된 홈페이지 URL

Tip

문서 제목 변경 허용 여부를 확인하세요!

문서 제목 규칙을 설정해 놓더라도 문서 제목 변경 허용이 체크되어 있으면 문서 작성자가 임의로 문서 제목을 변경할 수 있습니다. 문서 제목이 변경되는 것을 원하지 않는 경우 문서 제목 변경 허용을 체크 해지하시기 바랍니다.

문서 제목 변경 허용 여부 확인

문서번호 생성 및 확인하기

템플릿 별로 작성된 문서에 연속되는 문서번호를 부여할 수 있습니다. 템플릿 별로 문서 번호 자동 생성 여부를 설정할 수 있으며 번호 형식 4가지 중 한 가지를 선택하여 설정 가능합니다. 문서 번호는 문서 컴포넌트를 사용하여 문서 내에 입력할 수 있습니다. 또한 문서 목록에서 별도의 컬럼으로 확인할 수 있으며 문서 번호로 문서를 검색할 수 있습니다.

문서번호 생성 방법
  1. 사이드바 메뉴에서 템플릿 관리로 이동합니다.

  2. 템플릿의 설정 아이콘(image5)을 클릭하여 템플릿 설정 화면으로 이동합니다.

  3. 일반 설정 화면의 문서 번호 자동 부여를 체크합니다.

    문서번호 설정하기

    문서번호 규칙 선택하기

    문서번호 규칙
    • 일련번호

      문서 생성 순서대로 1번부터 생성

      예) 1, 2, 3…

    • 년도 일련번호

      문서가 생성된 년도 + 번호 1번부터 생성

      예) 2020_1, 2020_2…

    • 템플릿약칭 일련번호

      템플릿 약칭 + 번호 1번부터 생성

      예) 신청서 1, 신청서 2…

    • 템플릿약칭 년도 일련번호

      템플릿 약칭 + 문서가 생성된 년도 + 번호 1번부터 생성

      예) 신청서 2020_1, 신청서 2020_2…

    문서번호 부여 시점 선택하기

    • 시작

      문서 작성 시작 단계에서 문서번호를 생성합니다.

    • 완료

      문서가 모든 워크플로우를 거쳐 문서 완료 시 문서번호를 생성합니다.

  4. 오른쪽 상단의 저장 버튼을 클릭해 설정을 저장합니다.

문서번호 확인 방법

문서번호는 문서 컴포넌트를 사용하여 문서 내에 입력하거나 문서 목록에서 확인할 수 있습니다.

  • 문서 내에 문서번호 표시하기

    문서번호는 폼 빌더(MS Office Add-in)의 문서 컴포넌트를 사용해 문서 내에 입력할 수 있습니다.

    1. 워드, 엑셀, 파워포인트 템플릿 파일을 엽니다.

    2. 문서번호가 들어갈 위치에 문서 컴포넌트를 추가합니다.

    3. 업로드 버튼을 클릭해 문서를 이폼사인에 업로드합니다.

    4. 템플릿 설정 > 일반 설정에서 문서 번호 자동 부여를 체크합니다.

    5. 문서 번호 규칙을 선택합니다.

    6. 저장 버튼을 클릭해 설정을 저장합니다.

  • 문서 목록에서 문서번호 확인하기

    문서번호는 문서 목록을 볼 수 있는 문서함(진행 중 문서함, 처리할 문서함, 완료 문서함) 및 문서 관리 메뉴(문서 관리 권한 필요)에서 확인할 수 있습니다.

    1. 사이드바 메뉴에서 문서함 또는 문서 관리 메뉴로 이동합니다.

    2. 오른쪽 상단의 컬럼 설정 아이콘을 클릭합니다.

    3. 컬럼 리스트의 문서번호를 체크합니다.

    4. 문서 목록에 문서번호 컬럼이 추가된 것을 확인합니다.

    문서함 - 문서 목록

문서번호로 문서 검색하기

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문서번호 검색은 상세 검색 기능을 통해 확인할 수 있습니다.

  1. 문서함 또는 문서 관리 메뉴로 이동합니다.

  2. 문서 목록 상단의 상세 버튼을 클릭합니다.

  3. 검색 기준 중 문서번호를 선택합니다.

  4. 검색할 단어나 숫자를 입력합니다.

  5. 검색 결과를 확인합니다.


권한 설정

권한 설정 화면에서는 템플릿 사용 권한, 템플릿 수정 권한을 설정할 수 있습니다.

템플릿 설정 > 권한 설정
  • 템플릿 사용 권한

    템플릿을 사용해서 문서를 만들 수 있는 권한을 설정합니다. 템플릿 사용 권한이 부여된 멤버는 템플릿으로 문서 작성 화면에 해당 템플릿이 표시되어 문서를 작성할 수 있습니다. 회사에 속한 모든 멤버가 사용할 수 있도록 전체로 설정을 하거나 특정 그룹 또는 멤버를 검색하여 선택할 수 있습니다.

  • 템플릿 수정 권한

    해당 템플릿을 수정할 수 있는 권한을 설정합니다. 템플릿 수정 권한이 있으면 템플릿 관리 메뉴에서 해당 템플릿을 수정할 수 있습니다. 권한을 부여할 멤버를 검색하여 선택합니다. ❗템플릿 수정 권한은 템플릿 관리자 권한이 있는 멤버만 지정할 수 있습니다.

  • 문서 관리 권한

    문서 관리 권한은 회사 관리 > 권한 관리 > 문서 관리자에서 설정할 수 있습니다. 자세한 내용은 권한 구분을 참고해 주세요.


워크플로우 설정

템플릿 설정 화면에서 워크플로우 설정 탭을 클릭해 해당 템플릿의 워크플로우를 생성 또는 수정할 수 있습니다.

템플릿 설정 > 워크플로우 설정

워크플로우 단계 추가 방법

  1. 워크플로우 설정 탭을 클릭해 이동합니다.

  2. 시작과 완료 사이의 단계 추가(image9) 버튼을 클릭합니다.

  3. 수신자 타입 선택에서 추가하고자 하는 수신자 타입을 선택합니다.

    템플릿 설정 > 워크플로우 설정

    Tip

    워크플로우 단계는 개수 제한없이 추가할 수 있습니다. 워크플로우 단계를 클릭한 후 드래그해서 순서를 조정할 수 있으며, 단계 오른쪽에 위치한 (-)를 클릭하면 단계가 삭제됩니다.

    Tip

    워크플로우 단계 합치기 - 동시 전송

    일반적으로 워크플로우를 추가하면 설정된 순서에 따라 각 단계 수신자에게 문서가 전송됩니다. 여러 단계의 워크플로우를 병합하면 병합된 워크플로우 단계 수신자에게 문서를 동시에 전송할 수 있습니다.

    1. 템플릿 관리 화면에서 템플릿 설정 아이콘을 클릭합니다.

    2. 화면 상단에서 설정하기를 클릭한 후 워크플로우 설정을 클릭합니다.

    3. 병합할 워크플로우 단계 중 아래에 있는 워크플로우를 클릭하면 워크플로우 왼쪽에 전송 순서 합치기 아이콘(image8)이 나타납니다.

    4. 해당 아이콘(image8)을 클릭하면 하단과 상단의 워크플로우가 합쳐집니다.

    템플릿 설정 > 워크플로우 설정 > 합치기

    Note

    병합된 워크플로우 나누기

    병합된 워크플로우를 클릭하면 아이콘이 표시됩니다. 분할할 워크플로우 단계를 클릭 후 전송 순서 나누기 아이콘(image10)을 클릭하면 합쳐진 워크플로우 단계가 다시 분리됩니다.

    템플릿 설정 > 워크플로우 설정 > 나누기

    ❗제약 사항

    • 병합된 워크플로우가 포함된 템플릿으로는 일괄작성을 할 수 없습니다.

    • 병합된 워크플로우 단계의 수신자는 이전 단계 수신자로 설정할 수 없습니다.

    • 병합된 워크플로우 다음 단계는 수신자를 그룹 또는 멤버로 지정하거나, 완료 단계로 설정해야 합니다.

워크플로우 단계별 상세 설정

단계를 클릭하여 각 워크플로우 단계별로 상세 속성을 설정할 수 있습니다.

  • 속성은 단계 이름, 상태 설정 외에도 단계별로 설정이 필요한 항목을 세부적으로 설정할 수 있습니다.

  • 항목 제어에서는 워크플로우 각 단계별로 수신자가 컴포넌트(입력 항목)에 입력할 수 있도록 허용하는 편집 허용 항목과 필수로 입력해야 하는 입력 필수 항목을 설정할 수 있습니다.

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시작

문서 작성을 시작하는 단계입니다.

워크플로우 설정 > 시작 단계 속성
  • 단계 이름(공통): 기본 이름으로 설정된 단계의 이름을 변경할 수 있습니다.

  • 문서 생성 수 제한: 체크하여 해당 템플릿으로 생성되는 최대 문서 개수를 설정할 수 습니다.

  • URL로 문서 생성 허용: 멤버가 아닌 외부 사용자에게 요청시 이폼사인에 로그인하지 않고 URL을 통해 바로 접속하여 문서를 처리할 수 있는 공개 링크를 생성합니다.

  • 문서 작성 가능한 도메인/IP 지정: 특정 도메인 또는 IP에서만 문서를 전송할 수 있도록 설정할 수 있습니다.

  • 문서 중복 전송 방지: 문서를 중복으로 전송하는 것을 방지하며, 필드를 선택해 해당 필드를 기준으로 중복 여부를 확인합니다.

  • 로봇에 의한 문서 자동 제출 방지: URL로 문서를 생성하여 제출 시 사용자가 자동등록방지(reCAPTCHA)를 체크하도록 하여 악성 봇이 문서를 무작위로 생성하는 행위를 방지합니다.

    Note

    로봇에 의한 문서 자동 제출 방지

    해당 옵션을 선택하면 URL로 접속하여 문서를 작성하는 사람이 문서 작성 후 제출 버튼을 클릭하면 자동등록방지(reCAPTCHA) 기능이 문서 제출 팝업에 표시됩니다. 작성자는 ‘로봇이 아닙니다’를 체크한 후 문서를 제출할 수 있습니다.

    reCAPTCHA

    ❗이 옵션을 설정하지 않으면 문서 생성 URL을 통해 봇이 문서를 대량으로 생성할 수 있으며, 이 경우 문서 생성에 따른 요금이 과도하게 부과될 수 있습니다.

Tip

URL로 문서 작성 요청시 QR 코드 생성 기능 활용하기

URL 주소를 상대방한테 전달해서 문서를 작성할 수 있는 기능을 사용할 때 해당 링크를 QR코드로 바로 만들수 있습니다. QR 코드 이미지를 웹사이트에 게시하거나 다른 사람과 공유하여 문서 작성을 요청할 수 있습니다. 작성자는 모바일 기기의 카메라로 QR 코드를 스캔해서 문서를 작성 및 제출할 수 있습니다.

시작 단계 워크플로우 속성에서 URL로 문서 생성 허용 옵션을 체크하고 QR 코드 생성 버튼을 클릭하면 QR 코드 이미지가 바로 다운로드됩니다.

워크플로우 설정 > QR 코드 생성하기

수신자

문서의 입력항목에 작성, 서명 등 문서에 참여하는 수신자 단계입니다.

Note

수신자 단계별 상세 속성은 내부 멤버 수신자외부 수신자에 따라 달라집니다. 단계 수신자를 멤버가 아닌 외부 수신자로 지정할 경우 수신자 정보 자동 설정 옵션문서 열람 전 본인확인 설정옵션을 추가로 설정할 수 있습니다.

내부 멤버의 경우 이름, 이메일 등 이폼사인에 저장된 정보로 문서가 전송되도록 설정되며, 이폼사인에 로그인 후 요청받은 문서를 작성할 수 있기 때문에 로그인 단계로 본인확인이 되었다고 간주하여 해당 옵션을 설정하지 않습니다.

워크플로우 설정 > 수신자 단계 속성
  • 단계 이름: 해당 단계의 이름을 설정할 수 있습니다.

  • 알림: 수신자에게 문서 작성 요청 시 알림을 보낼 방법을 설정하고 알림 내용을 편집할 수 있습니다.

    • 알림 방법 선택: 알림은 기본적으로 이메일로 발송되며, SMS 선택 시, 문자카카오톡이 활성화되어 선택할 수 있습니다.

    • 알림 내용 편집: 각 단계 별로 수신자에게 발송되는 문서 요청 알림 내용을 편집할 수 있습니다.

  • 문서 전송 기한: 수신자가 문서를 받은 후 다음 단계 수신자에게 문서를 전송하기까지의 기한을 설정합니다.

    Tip

    멤버의 경우 문서 전송 기한이 없도록 설정할 수 있습니다. 문서 전송 기한을 0일 0시간으로 설정하세요. 외부 수신자는 문서 전송 기한을 최대 50일까지 설정할 수 있습니다.

  • 수신자 정보 자동 설정: 수신자에게 문서 요청시 문서에 입력된 정보를 바탕으로 수신자의 이름 및 연락처를 자동으로 설정할 수 있습니다.

  • 문서 열람 전 본인확인 설정: 문서 열람 전 수신자가 본인확인을 진행한 후 문서를 열람할 수 있도록 설정합니다. 간편 인증과 추가 인증 모두 선택할 경우, 2단계로 본인확인을 진행할 수 있습니다.

    • 간편 인증: 외부 수신자가 문서를 열람하기 위해서 본 설정에서 미리 설정한 정보를 입력해야 합니다. 도움말을 입력하여 힌트를 제공할 수 있습니다.

      문서 접근 암호 설정
      • 문서 접근 암호: 문서 열람 시 입력할 암호를 설정합니다. 암호 설정은 직접 입력, 수신자 이름, 문서에 입력된 내용 중 선택할 수 있습니다.

        • 직접 입력: 설정 단계에서 암호를 직접 입력하고 수신자에서 보여질 암호 힌트를 입력합니다.

        • 수신자 이름: 수신자 이름으로 설정하면 수신자 정보에 입력한 이름과 일치한 이름을 수신자가 암호로 입력해야 합니다.

        • 문서에 입력된 내용: 문서내 입력 항목을 선택하여 해당 입력 항목에 입력한 내용을 암호로 설정할 수 있습니다.

    • 추가 인증: 본인확인 수단을 추가로 설정합니다.

      추가인증 설정
      • 이메일/SMS 인증: 수신자의 이메일 또는 휴대폰 번호로 6자리 인증번호를 발송합니다. 수신자는 인증번호를 인증 창에 입력 후 문서 열람을 할 수 있습니다.

      • 휴대폰 본인확인: 수신자 명의의 휴대폰으로 본인확인을 진행한 후 문서를 열람하도록 설정합니다.

      • 법인 공동인증서 확인: 법인간 계약 시 법인 공동인증서로 법인 인증을 진행한 후 문서를 열람하도록 설정합니다. 사업자등록번호는 직접 입력, 문서에 입력된 내용, 입력 안 함 중 선택할 수 있습니다.

      Tip

      문서가 완료된 후 문서를 열람할때도 설정한 인증을 진행한 후 열람하도록 설정하려면 완료 문서 열람 시에도 인증 진행을 체크해 주세요.

      Note

      추가 인증을 모두 선택하면 수신자가 인증 진행 단계에서 3가지 중 1가지 방법을 선택해 진행할 수 있습니다. ❗이메일 인증을 제외한 추가 인증 수단은 모두 별도의 추가 비용이 발생됩니다. SMS 인증 20원/건, 휴대폰 본인확인 50원/건, 법인 공동인증서 확인 50원/건

  • 문서 일부 숨기기 설정: 2개 이상의 시트로 만들어진 엑셀 문서 또는 2개 이상의 구역으로 나누어진 워드 파일일 경우 설정할 수 있습니다.

  • 문서 반려 제한: 수신자가 문서를 반려할 수 없도록 설정합니다. 옵션에 체크하면 해당 수신자의 문서 화면에 반려 버튼이 나타나지 않습니다.

Tip

💡 대면 서명 기능 활용하기

서명자와 직접 대면하여 태블릿 PC나 모바일 등 하나의 기기에서 문서에 서명을 진행하려면 대면 서명 기능을 활용해 보세요. 대면 서명 기능을 사용하면 각 대면 서명자에 대한 정보가 문서 이력 및 감사추적증명서에 기록되며, 문서가 완료되면 대면 서명자에게 완료 문서가 자동으로 전달되도록 설정할 수 있습니다.

대면 서명자로 설정할 수신자 단계에서 대면 서명을 선택합니다. 해당 단계는 대면 서명자, 바로 전 단계는 대면 서명 진행자가 됩니다. 대면 서명자는 문서 서명 전 휴대폰 인증 등 본인확인을 진행하도록 설정할 수도 있습니다.

  • 대면 서명 진행자: 대면 서명을 시작 및 완료할 수 있으며, 서명도 할 수 있습니다. 멤버만 설정 가능하며, 열람자는 대면 서명 진행자가 될 수 없습니다.

  • 대면 서명자: 서명하는 사람으로 열람자는 대면 서명자가 될 수 없습니다.

대면 서명 설정
❗제한 사항
  • 시작 단계에 대면 서명이 설정된 경우 일괄 작성이 불가능합니다.

  • 동시 전송(전송 순서 합치기)이 설정된 워크플로우 단계는 대면 서명을 설정할 수 없으며, 대면 서명이 설정된 단계의 앞뒤로는 동시 전송(전송 순서 합치기)을 설정할 수 없습니다.

✅ 대면 서명 설정 시 문서 진행 방법은 다음을 참고해 주세요.

Note

수신자 지정하기

해당 단계의 수신자를 미리 선택하거나 문서 전송 시 전송자가 선택할 수 있도록 설정합니다.

워크플로우 설정 > 참여자 수신자 지정
  • 문서 전송 시 지정 가능: 문서 전송 시 수신자 정보를 입력할 수 있도록 설정합니다. 수신자 정보를 입력하지 않으면 해당 단계는 건너뛰고 진행됩니다.

  • 문서 전송 시 필수로 지정: 문서 전송 시 수신자 정보를 반드시 입력/선택하도록 설정합니다. 수신자 정보를 입력하지 않으면 문서가 전송되지 않습니다.

  • 그룹 또는 멤버: 문서를 수신할 그룹 또는 멤버를 워크플로우 설정 단계에서 미리 지정합니다. 그룹/멤버 여러명을 선택할 수 있으며, 수신자 모두 문서를 처리할 수 있습니다.

  • 이전 단계 수신자: 시작 단계를 포함해서 이전 단계의 수신자가 문서를 처리하도록 설정합니다. 단계를 선택할 수 있습니다.

문서에서 일부 시트 또는 구역만 보이도록 설정하는 방법

Tip

문서 일부 숨기기

엑셀 또는 워드 파일 문서가 여러 개의 시트 또는 구역으로 구성된 파일의 경우 수신자에게 보여지는 문서의 일부를 숨기도록 설정할 수 있습니다. 즉, 한 템플릿에서 수신자에게 보낼 부분과 보내지 않을 부분을 구분할 수 있습니다.

업로드한 문서에 여러 개의 시트 또는 구역이 포함된 경우, 워크플로우의 수신자 단계 속성 설정에서 문서 일부 숨기기 설정이 나타납니다. 문서에 포함된 시트 또는 구역의 이름이 목록으로 표시되어 각 시트 또는 구역 별로 보이기, 숨기기 또는 이전 단계 요청자가 선택할 수 있도록 설정할 수 있습니다.

❗단, 문서 일부 숨기기 기능은 문서 수신자가 내부 멤버가 아닌 외부 수신자일 경우에만 적용됩니다.

설정 방법

  1. 대시보드 메뉴 > 템플릿 관리로 이동합니다.

  2. 템플릿의 설정 아이콘(⚙)을 클릭하여 템플릿 설정 화면으로 이동합니다.

  3. 워크플로우 설정 탭으로 이동합니다.

  4. 수신자 단계를 추가합니다.

  5. 오른쪽 속성 영역 하단의 문서 일부 숨기기 설정을 체크합니다.

  6. 문서 내 영역에 따라 노출 여부를 선택합니다.

    • 보이기: 수신자에게 해당 시트 또는 구역이 전송됩니다.

    • 선택: 수신자가 노출 여부를 선택합니다.

    • 숨기기: 수신자에게 해당 시트 또는 구역이 보이지 않습니다.

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열람자

문서를 열람만 할 수 있는 수신자 단계입니다.

워크플로우 설정 > 열람자 단계 속성
  • 단계 이름: 해당 단계의 이름을 설정할 수 있습니다.

  • 알림: 수신자에게 문서 작성 요청 시 알림을 보낼 방법을 설정하고 알림 내용을 편집할 수 있습니다.

    • 알림 방법 선택: 알림은 기본적으로 이메일로 발송되며, SMS 선택 시, 문자카카오톡이 활성화되어 선택할 수 있습니다.

    • 알림 내용 편집: 각 단계별로 수신자에게 발송되는 문서 요청 알림 내용을 편집할 수 있습니다.

  • 문서 열람 기한: 수신자가 문서를 받은 후 열람할 수 있는 기한을 설정합니다. 기한을 설정하지 않으려면 0일 0시간으로 입력하세요(수신자가 내부 멤버일 경우에만 해당, 외부 수신자는 최대 50일까지 가능).

  • 문서 전송 옵션: 해당 단계에서 문서가 다음 단계로 전송되는 옵션을 선택합니다.

    • 수신자가 문서를 열람하면 다음 단계로 전송: 열람자 단계의 수신자가 문서를 열람해야만 문서가 다음 단계로 전송됩니다.

    • 수신자의 문서 열람 여부와 관계없이 바로 다음 단계로 전송: 열람자 단계의 수신자가 문서를 열람하지 않아도 문서가 다음 단계로 전송됩니다.

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완료

문서가 모든 워크플로우 단계를 거쳐 최종 완료되는 단계입니다.

워크플로우 설정-완료
  • 별도의 파일 저장소에 완료 문서 저장하기: 대표 관리자 또는 회사 관리자가 별도로 설정한 외부 클라우드 저장소에 완료된 문서가 저장되도록 설정합니다.

  • 공인전자문서센터에 완료 문서 저장하기: 문서가 완료되면 이폼사인과 연계된 공인전자문서센터에 자동으로 저장되도록 설정합니다. 본 기능은 추가 요금이 발생합니다.

  • 타임스탬프 적용: 완료된 문서가 그 이후 변경되지 않았음을 증명하는 타임스탬프가 문서에 적용될 수 있도록 설정합니다. ❗본 기능은 추가 요금(건당 500원)이 발생합니다.

Note

💡 타임스탬프란?

타임스탬프(Timestamp)란 전자문서의 생성 시점확인(존재증명) 및 진본성 확인(내용증명)을 위한 공개키 기반(PKI: Public Key Infra Structure)의 국제표준 기술로, 전자문서가 어느 특정 시각에 존재하고 있었다는 것을 증명하는 것과 동시에 그 시각 이후에 데이터가 변경되지 않았음을 증명하는 전자적 기술입니다.

문서에 타임스탬프를 적용하면 특정 시점에 해당 문서가 존재하였으며, 그 이후 변경되지 않은 진본임이 인증기관에 의해 객관적으로 증명됩니다.


필드 설정

필드 설정에서는 문서 목록에 표시되는 컬럼의 표시 여부 및 순서를 설정할 수 있습니다. 또한, 템플릿에 들어가는 필드의 기본값 또는 자동입력 값을 설정할 수 있습니다.

템플릿 설정 > 필드 설정

필드의 기본값은 사용자 정의 필드 관리에 저장되어 있는 회사/그룹/멤버 정보를 입력되도록 설정하거나, 최근 입력값 선택 또는 사용자가 직접 입력하도록 설정할 수 있습니다.

Tip

자동 입력 설정하는 방법

문서에 자주 입력하는 정보를 미리 저장하고 자동으로 입력되도록 설정할 수 있습니다.

예를 들어 작성자의 이름, 연락처 등 작성자 정보, 부서명, 책임자, 회사 대표 번호 등 회사 또는 그룹에 대한 정보를 미리 저장하여 자동으로 입력되도록 설정할 수 있습니다. 관련 필드의 항목 추가 및 기본 값 설정은 회사 관리 > 사용자 정의 정보셋 관리에서 할 수 있습니다.

  1. 사용자 정의 정보셋 관리 화면에서 회사/그룹/사용자 관련 필드를 추가합니다.

  2. 템플릿 관리 메뉴로 이동합니다.

  3. 템플릿 설정 아이콘을 클릭합니다.

  4. 필드 설정 메뉴로 이동합니다.

  5. 자동 입력이 되도록 설정할 필드의 기본값을 입력합니다.

  6. 모든 설정을 완료한 후 저장 버튼을 클릭합니다


알림 설정

템플릿으로 작성되는 문서의 상태 알림을 수신할 수신자 설정 및 알림 내용 확인, 편집 등을 할 수 있습니다.

상태 알림 설정

해당 템플릿으로 작성된 문서의 진행 상태에 대한 알림의 수신자를 설정하고 알림 메시지를 미리보기(문서 승인/검토 및 작성/반려/취소/수정 알림) 또는 편집(문서 최종 완료 알림) 할 수 있습니다.

알림 채널 설정

Note

최초 작성자 옵션에 체크, 단계별 처리자 옵션 체크 해제 시, 문서를 최초 작성한 사람에게 상태 알림을 전송합니다.

최초 작성자 옵션 체크 해제, 단계별 처리자 옵션에 체크 시, 최초 작성한 사람을 제외하고 현재 단계 이전에 문서를 처리한 사람들에게 상태 알림을 전송합니다.

최초 작성자, 단계별 처리자 옵션 모두 체크 시, 최초 작성한 사람, 현재 단계 이전에 문서를 처리한 사람 모두에게 상태 알림을 전송합니다.

최초 작성자, 단계별 처리자 옵션 모두 체크 해제 시, 해당 단계의 상태 알림을 전송하지 않습니다.

Caution

❗외부 수신자에게는 문서 최종 완료 알림만 전송됩니다.

외부 수신자에게 완료 알림을 전송하려면 문서 최종 완료 알림 > 단계별 처리자멤버 외 수신자 또는 모두로 설정해 주세요.

문서 최종 완료 알림 편집

알림 내용 편집
  • 알림 템플릿 선택: 알림 템플릿은 기본 템플릿으로 설정되어 있으며, 별도로 만든 알림 템플릿이 있으면 변경할 수 있습니다. 새로운 알림 템플릿 추가하는 방법은 알림 템플릿 관리를 참고해 주세요.

  • 이메일 제목: 문서 완료 시 발송되는 이메일 제목을 설정합니다.

  • SMS 메시지: 문서 완료 알림이 SMS으로 전송될 경우 SMS로 전송되는 메시지를 설정합니다. 설정한 메시지와 함께 문서를 확인할 수 있는 링크가 전송됩니다.

Note

메시지 길이는 최대 65byte(한글 32자, 영문 65자)까지 작성할 수 있습니다.

  • 첨부 파일 및 첨부 방법: 완료 알림에 같이 보낼 파일을 선택하고 첨부 방법을 선택합니다.

    • 문서 보기 링크: 완료 문서가 링크(버튼) 형태로 알림 메일 또는 SMS/카카오톡 알림에 포함되어 전송되며, 링크(버튼)를 클릭하면 문서 뷰어 페이지가 열립니다. 뷰어에서 완료 문서를 열람 및 다운로드할 수 있습니다.

    • 파일 첨부: 이메일에 PDF 파일로 첨부되어 전송됩니다. 단, 문서의 파일 크기가 10MB를 초과하거나 SMS/카카오톡 알림은 다운로드 링크 방식으로 전송됩니다.

    Caution

    파일 첨부 형태로 이메일 알림을 보내면 이메일에 완료문서가 첨부되어 전송되기 때문에 문서 열람 시 본인확인을 하도록 설정하더라도 본인확인을 진행하지 않고 문서를 열람/다운로드할 수 있습니다.

  • 본문 내용: 알림 메시지의 본문 내용을 편집할 수 있습니다.

개별 템플릿 메뉴

템플릿 관리 화면에서 템플릿 이름 오른쪽에 위치한 메뉴 아이콘(image24)을 클릭하면 각 템플릿별 메뉴가 나타납니다.

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  • 복제: 템플릿을 복제합니다. 해당 템플릿의 파일과 상세 템플릿 설정이 복제되며 상세 설정을 변경하여 저장할 수 있습니다.

  • 삭제: 템플릿을 삭제합니다. 템플릿이 삭제되면 더 이상 해당 템플릿으로 문서를 생성할 수 없습니다.

  • 파일 다운로드: 파일 다운로드를 클릭하면 업로드한 파일 양식으로 다운로드됩니다.(예. 워드, 엑셀 파일 등)

  • 비활성화: 템플릿을 비활성화하면 다른 멤버의 템플릿으로 문서 작성 페이지에 표시되지 않습니다.

  • 소유자 변경: 템플릿의 소유자를 변경할 수 있습니다. 기본적으로 템플릿 소유자는 템플릿을 생성한 사람으로 자동 지정됩니다. 이후 변경하고자 할 경우 소유자 변경을 통해 다른 멤버로 소유자를 변경할 수 있습니다. 템플릿 소유자는 템플릿 관리 권한을 가진 멤버 중에 선택할 수 있습니다.

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템플릿 검색

템플릿 관리 화면에서는 템플릿 카테고리별 조회, 검색 등을 할 수 있습니다.

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① 템플릿 조회

클릭하여 템플릿 상태, 카테고리 별로 템플릿을 조회할 수 있습니다. X 를 클릭하면 전체 카테고리로 돌아갑니다.

카테고리의 생성은 템플릿 설정 > 일반 설정에서 할 수 있습니다.

② 템플릿 검색

템플릿 명, 카테고리 명 등 검색 키워드를 입력하여 템플릿을 검색합니다.

③ 정렬

템플릿 정렬 순서를 템플릿 이름 또는 카테고리 기준으로 오름차순, 내림차순을 설정합니다.