문서 작성하기

eformsign을 사용하면 누구나 쉽게 기존의 문서를 전자문서로 변환해 문서를 작성, 요청 또는 처리 등을 할 수 있습니다. eformsign에서 전자문서를 작성 및 전송하는 방법은 내 PC에 저장된 파일을 직접 업로드해서 전자문서를 만드는 방법과 eformsign에 저장된 기존에 만들어 놓은 템플릿을 사용하는 방법 두 가지가 있습니다.

  • 내 파일로 문서 작성: 내가 가지고 있는 문서 파일을 사용해 바로 전자문서로 만들어 수신자에게 전송할 수 있습니다. 일회성으로 사용할 문서에 편리하게 사용할 수 있습니다.

  • 템플릿으로 문서 작성: 이미 만들어진 템플릿을 사용하여 문서를 작성합니다. 해당 메뉴를 클릭하면 대표 관리자 또는 템플릿 관리자 권한이 있는 멤버가 이미 만들어 놓은 템플릿이 화면에 나타납니다.

Note

템플릿은 대표 관리자 또는 템플릿 관리자 권한이 있는 멤버만 만들 수 있으며, 생성된 템플릿은 해당 템플릿의 권한 설정에서 템플릿 사용 권한을 부여한 멤버의 템플릿으로 문서 작성 화면에 나타납니다.

템플릿은 웹폼 디자이너와 폼 빌더를 사용하여 만들 수 있으며, 자세한 내용은 웹폼 디자이너로 템플릿 만들기폼 빌더로 템플릿 만들기를 참고해 주세요.

Caution

내 파일로 문서 작성하는 경우, 템플릿으로 변경하거나 저장할 수 없습니다.

❗자주 사용하는 문서는 템플릿으로 등록해 사용하면 편리합니다.❗

내 파일로 문서 작성하기

사용하고자 하는 문서 파일을 업로드해서 문서의 원하는 위치에 입력 항목을 참여자 별로 지정하고 문서 참여자 및/또는 검토자 정보를 입력 후 바로 전송할 수 있습니다.

  1. 내 파일로 문서 작성 메뉴로 이동합니다.

    image1

  2. 원하는 문서 파일을 업로드합니다.

    image2

    Note

    업로드 가능한 파일 형식은 pdf, hwp, doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, odt, jpg, png, gif, tiff 입니다. 파일 크기는 최대 9MB까지 업로드 가능합니다.

  3. 문서 작성에 참여하는 문서 참여자를 추가하고 역할을 설정합니다.

    image3

    Note

    문서 참여자는 최대 30명까지 추가할 수 있으며, 화면 좌측 상단의 참여자 추가를 클릭해 추가할 수도 있습니다.

    폼 디자인 후 수신자 지정하기 단계에서는 추가한 참여자 정보를 변경 및 단계 추가, 삭제할 수 있습니다.

  4. 각 참여자들이 작성할 입력 항목을 문서의 원하는 위치에 배치하고 각 입력 항목의 상세 설정을 오른쪽 설정 화면에서 지정합니다.

    image4

    Tip

    파일 추가하기

    여러 개의 파일을 하나의 문서로 전송하고 싶은 경우 파일을 추가하여 하나의 문서로 만들 수 있습니다. 또한, 입력 항목이 유지된 상태로 원본 파일을 변경하거나, 추가한 파일의 순서를 변경 또는 삭제할 수 있습니다.

    파일 추가
  5. 입력 항목 설정 후 수신자 지정하기 단계에서 문서가 전송될 수신자 단계를 설정합니다. 참여자와 검토자 단계를 추가하고 해당 문서의 참조자를 추가할 수 있습니다. 수신자의 이메일, 휴대폰 번호 등 연락처 정보를 입력하고 수신자별 상세 옵션을 설정합니다.

    ../_images/newfrommyfile-recipients.png

    Note

    수신자 단계 설정하기

    문서 수신자는 참여자와 검토자로 구분됩니다. 문서 작성 시에 추가한 참여자가 수신자 지정하기 단계에서 나타나며 각 수신자의 이메일 등의 연락처 정보를 입력합니다. 이 수신자 설정 화면에서 참여자/검토자를 삭제/추가할 수 있고 각 수신자별 상세 옵션을 설정합니다.

    참조자 추가하기

    문서 전송 시 참조자를 추가할 수 있습니다. 참조자는 문서의 진행상황을 모니터링 할 수 있으며, 문서가 전송 및 완료되면 참조자에게 알림이 발송됩니다. ❗단, 참조자는 그룹 또는 멤버만 지정할 수 있으며,외부 수신자는 지정할 수 없습니다.

    참조자 추가

    Tip

    참여자와 검토자의 차이

    참여자는 실제 문서에 서명, 작성 등 입력 항목에 입력할 수 있으며, 검토자는 문서에 직접 입력은 할 수 없고 문서 검토 후 승인 여부만 결정합니다.

    image6

  6. 옵션을 클릭해 문서 제목과 문서 완료 시 타임스탬프 적용 여부를 설정합니다.

    image7

    Note

    이 단계까지가 문서 서식에 대한 설정 단계입니다. 문서 작성 시작하기를 클릭하기 이전에 임시 저장 후 문서 작성을 중단할 경우 임시 보관함에 보관되며, 저장된 파일을 다시 열어 이후의 단계를 진행할 수 있습니다. 문서의 임시 저장은 오른쪽 상단의 (image8) 메뉴 아이콘을 클릭하여 임시 보관함에 저장을 클릭합니다.

    image9

  7. 모든 설정을 완료한 후 문서 작성 시작하기를 클릭합니다.

    image10

    Caution

    문서 작성 시작하기를 클릭한 시점부터 과금 대상 문서수에 카운트됩니다.

  8. 문서를 확인 후 전송 버튼을 클릭하면 수신자에게 문서가 전송됩니다.

    image11

수신자 지정하기 > 수신자 옵션 설정

폼 디자인하기 단계에서 문서에 참여할 참여자, 즉 문서의 수신자를 추가하고 각 수신자별 입력항목을 설정하였습니다. 수신자 지정하기 단계에서는 폼 디자인 하기 단계에서 추가한 문서 참여자에 대한 연락처를 포함하여 상세 설정을 하고, 참여자의 순서를 변경, 삭제 또는 문서를 검토할 검토자를 추가할 수 있습니다.

참여자 또는 검토자별로 이름과 문서를 전송할 이메일 또는 아이디를 입력해야 하며, 참여자가 멤버일 경우 목록에서 선택하여 기존에 저장된 멤버 정보를 불러올 수 있습니다. 수신자 옵션은 참여자 또는 검토자가 멤버일 경우와 멤버가 아닌 외부 수신자일 경우 각각 다르게 나타납니다.

Note

참여자와 검토자 외에 참조자를 추가로 설정할 수 있습니다. 참조자는 문서의 진행 상황을 모니터링할 수 있으며, 문서 전송 및 완료 시 알림 메일을 받게 됩니다. 참조자는 멤버만 설정할 수 있습니다.

Caution

수신자가 멤버로 인식되기 위해서는 이름과 이메일/아이디가 모두 일치해야 합니다.

  • 수신자가 멤버일 경우

    • 문서 발송 수단 선택: 이메일과 SMS/카카오톡 중 하나 또는 모두를 선택할 수 있으며, 멤버를 선택하면 기본으로 저장된 이메일 주소와 휴대폰 번호가 자동으로 입력됩니다.

      Note

      SMS를 선택할 경우, 문자 메시지 또는 카카오톡 알림톡으로 발송됩니다.

    • 알림: 알림 내용 편집을 클릭하여 문서 전송 시 발송되는 문서 알림 메일 또는 SMS 메시지를 직접 편집할 수 있습니다. 또한, SMS 전송 방식(문자 또는 카카오톡 중 선택)을 선택할 수 있습니다.

    • 문서 전송 기한 설정: 수신자가 문서를 열람하고 제출할 수 있는 기한을 정할 수 있으며, 설정된 기간이 지나면 문서를 작성할 수 없습니다.

      Tip

      문서 전송 기한이 없도록 설정하려면 문서 전송 기한을 0일 0시간으로 설정하시면 됩니다.

    image12

  • 멤버가 아닌 외부 수신자일 경우

    입력한 정보가 멤버의 정보와 일치하지 않을 경우 외부 수신자로 인식되어 다음의 항목에 대해 상세 옵션을 설정해야 합니다.

    • 문서 발송 수단 선택: 이메일과 휴대폰 중 하나 또는 모두를 선택할 수 있으며, 휴대폰을 선택하면 발송할 휴대폰 번호를 입력해야 합니다.

      Caution

      휴대폰을 선택할 경우, SMS 또는 카카오톡 알림톡으로 발송됩니다.

    • 알림: 알림 내용 편집을 클릭하여 문서 전송 시 발송되는 문서 알림 메일 또는 SMS 메시지를 직접 편집할 수 있습니다. 또한, SMS 전송 방식을 선택할 수 있습니다.

    • 문서 전송 기한: 수신자가 문서를 열람하고 전송할 수 있는 기한을 정할 수 있으며, 설정된 기간이 지나면 문서를 작성할 수 없습니다. 외부 수신자의 경우 문서 전송 기한을 최대 50일까지 설정할 수 있습니다.

    • 문서 열람 전 본인확인 설정: 문서 열람 전 수신자가 본인확인을 진행한 후 문서를 열람할 수 있도록 설정합니다. 간편 인증과 추가 인증 모두 선택할 경우, 2단계로 본인확인을 진행할 수 있습니다.

      • 간편 인증: 외부 수신자가 문서를 열람하기 위해서 본 설정에서 미리 설정한 정보를 입력해야 합니다. 도움말을 입력하여 힌트를 제공할 수 있습니다.

        • 문서 접근 암호: 문서 열람 시 입력할 암호를 설정합니다. 암호 설정은 직접 입력, 수신자 이름, 문서에 입력된 내용 중 선택할 수 있습니다.

          • 직접 입력: 설정 단계에서 암호를 직접 입력하고 수신자에서 보여질 암호 힌트를 입력합니다.

          • 수신자 이름: 수신자 이름으로 설정하면 수신자 정보에 입력한 이름과 일치한 이름을 수신자가 암호로 입력해야 합니다.

          • 문서에 입력된 내용: 문서 내 입력 항목을 선택하여 해당 입력 항목에 입력한 내용을 암호로 설정할 수 있습니다.

            문서 접근 암호 설정
      • 추가 인증: 암호 입력과 더불어 한단계 더 확실한 인증수단을 추가로 설정할 수 있습니다.

        • 이메일/SMS 인증: 수신자의 이메일 또는 휴대폰 번호로 6자리 인증번호를 발송합니다. 수신자는 인증번호를 인증 창에 입력 후 문서 열람을 할 수 있습니다.

        • 휴대폰 본인확인: 수신자 명의의 휴대폰으로 본인확인을 진행한 후 문서를 열람하도록 설정합니다.

        • 법인 공동인증서 확인: 법인간 계약 시 법인 범용 공동인증서로 법인 인증을 진행한 후 문서를 열람하도록 설정합니다. 사업자등록번호는 직접 입력, 문서에 입력된 내용, 입력 안 함 중 선택할 수 있습니다.

          추가인증 설정

        Note

        추가 인증을 모두 선택하면 수신자가 인증 진행 단계에서 3가지 중 1가지 방법을 선택해 진행할 수 있습니다. 이메일 인증을 제외한 추가 인증 수단은 모두 별도의 추가 비용이 발생됩니다.

문서 일부 숨기기 설정

Tip

파일 추가하기 및 수신자별 파일 숨기기

여러 개의 파일을 하나의 문서로 전송하고 싶은 경우 파일을 추가하여 하나의 문서로 만들 수 있습니다.

  1. 문서 하단의 파일 추가 버튼을 클릭합니다.

  2. 팝업창에서 추가할 문서를 선택합니다.

  3. 각 파일별로 더보기 메뉴에서 파일 이름 변경, 파일 변경, 파일 삭제, 앞/뒤로 이동을 할 수 있습니다.

파일 추가
파일 추가 더보기 메뉴

추가한 파일별로 일부 수신자에게는 문서가 보이지 않도록 설정할 수 있습니다. 단, 수신자가 내부 멤버일 경우에는 적용되지 않습니다.

  1. 파일 추가를 클릭해 파일을 추가합니다.

  2. 수신자 지정하기 단계에서 해당 수신자 단계의 수신자 옵션에서 문서 일부 숨기기 설정 옵션을 체크합니다.

  3. 문서 파일별로 보이기 또는 숨기기를 선택합니다.

    - 보이기: 보이기를 선택하면 해당 문서는 해당 단계의 수신자에게 보여지게 됩니다.

    - 숨기기: 숨기기를 선택하면 해당 문서는 해당 단계의 수신자에게 보이지 않게 됩니다.

내 파일로 문서 작성-파일 숨기기

옵션 설정

마지막 옵션 설정에서는 문서 제목을 정하고 문서 알림 설정 및 편집, 타임스탬프 적용 여부를 설정할 수 있습니다.

옵션 설정 화면

템플릿으로 문서 작성하기

자주 사용하는 서식을 템플릿으로 만들고 문서 처리 과정인 워크플로우 등 상세 내용을 템플릿 별로 저장해 필요할 때 마다 문서를 작성 및 전송할 수 있습니다. 템플릿은 웹폼 디자이너 또는 폼 빌더를 사용해 만들 수 있으며, 자세한 내용은 웹폼 디자이너로 템플릿 만들기폼 빌더로 템플릿 만들기를 참고해 주세요.

Note

문서 작성은 템플릿 관리 권한이 있는 멤버가 템플릿 설정 > 권한 설정에서 템플릿 사용 권한(=문서 작성 권한)을 부여한 그룹 또는 멤버만 할 수 있습니다. 템플릿 사용 권한을 부여받는 그룹 또는 멤버의 템플릿으로 문서 작성 목록에만 해당 템플릿이 나타나 작성할 수 있습니다.

  1. 대시보드 또는 사이드 메뉴에서 템플릿으로 문서 작성을 클릭해 이동합니다.

    image14

  2. 작성하고자 하는 템플릿의 작성 아이콘(image15)을 클릭합니다.

    image16

  3. 문서를 작성하고 우측 상단의 전송 버튼을 클릭하면 다음 단계 수신자 정보를 입력하기 위한 팝업창이 표시됩니다.

    Note

    템플릿에 설정되어 있는 워크플로우에 따라 전송 또는 완료 버튼으로 다르게 나타납니다.

    Important

    템플릿으로 문서 작성 도중에 임시 저장 버튼을 클릭해 저장된 문서는 임시 보관함이 아닌 처리할 문서함에서 확인할 수 있습니다.

    임시 저장한 문서를 계속 작성하려면 처리할 문서함 목록에서 해당 문서의 편집 버튼을 클릭해 계속 진행할 수 있습니다.

  4. 문서 전송 팝업창에서 문서를 전송할 수단을 이메일 또는 SMS(카카오톡) 중 하나 또는 모두 선택합니다.

  5. 수신자의 정보(이름, 이메일 또는 휴대폰 번호)를 입력하고 필요시 함께 전달할 메시지도 입력합니다.

    Tip

    참조자 추가하는 방법

    해당 문서에 참조자를 추가하려면 팝업창에서 참조자 추가를 클릭합니다. 참조자 추가 팝업에서 해당 문서를 참조할 멤버 또는 그룹을 선택합니다.

    참조자는 문서의 진행상황을 모니터링 할 수 있으며, 문서 전송 및 완료 시 참조자에게 알림이 발송됩니다. ❗단, 참조자는 그룹 또는 멤버만 지정할 수 있으며, 외부 수신자는 지정할 수 없습니다.

    옵션 설정 화면

일괄 작성으로 문서 대량 전송하기

템플릿으로 문서 작성 시 일괄 작성 기능을 사용하면 한 번에 여러 명에게 문서를 전송할 수 있습니다.

Note

이 작업은 대표관리자 또는 템플릿 사용 권한 필요합니다.

일괄 작성하기

  1. 새 문서 작성 > 템플릿으로 문서 작성 메뉴로 이동합니다.

  2. 작성할 템플릿의 일괄 작성 아이콘을 클릭합니다.

일괄 작성 아이콘
  1. 일괄 작성할 문서에 데이터를 입력할 방법을 선택합니다. 데이터 입력은 이폼사인 화면에 직접 편집 하거나 엑셀 파일을 업로드할 수 있습니다.

일괄작성

Tip

일괄 작성 문서 데이터 입력 방법

방법 1. 데이터 직접 편집: 문서 최대 200개까지 가능

직접 편집을 클릭하면, 이폼사인 화면에서 직접 데이터를 입력할 수 있는 표가 나타납니다. 문서의 입력항목이 각각의 열로 표시된 표입니다. 템플릿의 입력 항목 ID가 각 열의 제목으로 나타납니다. 1개의 행이 한 건의 문서이며, 첫번째 열인 번호 열 가장 하단 행의 숫자가 작성될 전체 문서의 수입니다.

표는 엑셀과 비슷한 방법으로 사용할 수 있습니다. 각 셀을 더블클릭하여 내용을 입력하고 마우스 오른쪽을 클릭하여 행을 추가하거나 삭제할 수 있습니다. 셀에 입력된 값을 복사 – 붙여넣기, 끌어서 입력하기를 할 수 있습니다.

일괄작성 직접 편집

방법 2. 파일 업로드: 최대 1000개까지 일괄 작성 가능

파일 업로드를 선택하면, 화면에 설명된 대로 우선 파일을 다운로드합니다. 문서의 입력항목이 입력된 엑셀 파일이 다운로드되며, 해당 파일에 데이터를 입력한 후 파일을 업로드합니다.

일괄작성 파일 업로드
  1. 오른쪽 상단 미리보기 버튼을 클릭하여 작성된 문서를 확인합니다.

  2. 예약 전송 또는 즉시 전송 버튼을 클릭하여 문서 일괄 작성을 완료합니다.

    일괄작성 전송

    Note

    예약 전송 클릭 시 뜨는 문서 전송 예약 팝업에서 문서를 전송할 날짜 및 시간을 선택합니다. 예약 전송은 현재 시간 기준으로 10분 후 부터 가능합니다.

    일괄작성 예약전송
  3. 일괄 작성 문서함에서 문서 전송 현황 등 문서에 관한 정보를 확인합니다.

Tip

일괄 작성 문서 TIP 1: 일괄 작성 시 입력된 데이터 오류 확인

직접 편집 또는 파일 업로드 방법으로 문서 일괄 작성 시, 입력된 데이터의 오류를 확인할 수 있습니다. 잘못된 데이터가 입력되거나, 필수 항목이 입력되지 않을 경우 데이터 오류로 표시됩니다. 문서 전송 시 오류로 표시된 데이터의 문서는 전송되지 않으며, 정상 데이터만 전송됩니다.

데이터 오류 확인

Tip

일괄 작성 문서 TIP 2: 일괄 작성 시 확인하세요!

템플릿의 입력 항목 중 일부가 일괄 작성 화면에 나타나지 않는 경우에는 아래 두 가지 경우를 확인해야 합니다.

  1. 일괄 작성에서 입력할 수 없는 입력 항목: 카메라, 녹음, 그룹으로 묶인 선택 입력 항목은 일괄 작성으로 작성할 수 없는 입력 항목입니다.

  2. 작성 단계에서 접근 허용된 입력 항목 확인: 템플릿 관리 > 템플릿 설정(⚙) > 워크플로우 설정 > 해당 워크플로우 단계에 접근 허용된 입력 항목만 나타납니다.