문서 작성하기

eformsign을 사용하면 누구나 쉽게 기존의 문서를 전자문서로 변환해 문서를 작성, 요청 또는 처리 등을 할 수 있습니다. eformsign에서 전자문서를 작성 및 전송하는 방법은 내 PC에 저장된 파일을 직접 업로드해서 전자문서를 만드는 방법과 eformsign에 저장된 기존에 만들어 놓은 템플릿을 사용하는 방법 두 가지가 있습니다.

  • 내 파일로 문서 작성: 내가 가지고 있는 문서 파일을 사용해 바로 전자문서로 만들어 수신자에게 전송할 수 있습니다.

  • 템플릿으로 문서 작성: 이미 만들어진 템플릿을 사용하여 문서를 작성합니다. 해당 메뉴를 클릭 시 대표 관리자 또는 템플릿 관리 권한이 있는 멤버가 이미 만들어 놓은 템플릿이 화면에 나타납니다.

Note

템플릿은 대표 관리자 또는 템플릿 관리 권한이 있는 멤버만 만들 수 있으며, 생성된 템플릿은 해당 템플릿의 권한 설정에서 사용 권한을 부여한 멤버의 템플릿으로 문서 작성화면에 나타납니다.

템플릿은 웹폼 디자이너와 폼 빌더를 사용하여 만들 수 있으며, 자세한 내용은 웹폼 디자이너로 템플릿 만들기폼 빌더로 템플릿 만들기를 참고해 주세요.

Tip

내 파일로 문서 작성하는 경우, 템플릿으로 변경하거나 저장할 수 없습니다. 자주 사용하는 문서는 템플릿으로 등록해 사용하면 편리합니다.

내 파일로 문서 작성하기

사용하고자 하는 문서 파일을 업로드해서 문서의 원하는 위치에 입력항목(컴포넌트)을 참여자 별로 지정하고 문서 참여자 및/또는 검토자 정보를 입력 후 바로 전송할 수 있습니다.

  1. 내 파일로 문서 작성 메뉴로 이동합니다.

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  2. 원하는 문서 파일을 업로드합니다.

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    Note

    업로드 가능한 파일 형식은 pdf, hwp, doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, odt, jpg, png, gif, tiff 입니다. 파일 크기는 최대 9MB까지 업로드 가능합니다.

  3. 문서 작성에 참여하는 문서 참여자를 추가하고 역할을 설정합니다.

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    Note

    문서 참여자는 최대 30명까지 추가할 수 있으며, 화면 좌측 상단의 참여자 추가를 클릭해 추가할 수도 있습니다.

    폼 디자인 후 수신자 지정하기 단계에서는 추가한 참여자 정보를 변경 및 단계 추가, 삭제할 수 있습니다.

  4. 각 참여자들이 작성할 컴포넌트를 문서의 원하는 위치에 배치하고 각 컴포넌트의 상세 설정을 오른쪽 설정 화면에서 지정합니다.

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  5. 컴포넌트 설정 후 수신자 지정하기 단계에서 이메일, 휴대폰 번호 등 연락처 정보를 입력하고 수신자 별 상세 옵션을 설정합니다.

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    Note

    문서 수신자는 참여자와 검토자로 구분됩니다. 문서 작성 시에 추가한 참여자가 수신자 지정하기 단계에서 나타나며 각 수신자의 이메일 등의 연락처 정보를 입력하면 됩니다. 이 수신자 설정 화면에서 참여자/검토자를 삭제/추가할 수 있고 각 수신자 별 상세 옵션을 설정합니다.

    Tip

    참여자와 검토자의 차이

    참여자는 실제 문서에 서명, 작성 등 컴포넌트에 입력할 수 있으며, 검토자는 문서에 직접 입력은 할 수 없고 문서 검토 후 승인 여부만 결정합니다.

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  6. 옵션을 클릭해 문서 제목과 문서 완료 시 타임스탬프 적용 여부를 설정합니다.

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    Note

    이 단계까지가 문서 서식에 대한 설정 단계입니다. 문서 작성 시작하기를 클릭하기 이전에 임시 저장 후 문서 작성을 중단할 경우 임시 보관함에 보관되며, 저장된 파일을 다시 열어 이후의 단계를 진행할 수 있습니다. 문서의 임시 저장은 오른쪽 상단의 (image8) 메뉴 아이콘을 클릭하여 임시 보관함에 저장을 클릭합니다.

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  7. 모든 설정을 완료한 후 문서 작성 시작하기를 클릭합니다.

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    Caution

    문서 작성 시작하기를 클릭한 시점부터 과금 대상 문서수에 카운트됩니다.

  8. 문서를 확인 후 전송 버튼을 클릭하면 수신자에게 문서가 전송됩니다.

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수신자 지정하기 > 수신자 옵션 설정

폼 디자인하기 단계에서 문서에 참여할 참여자, 즉 문서의 수신자를 추가하고 각 수신자별 입력항목을 설정하였습니다. 수신자 지정하기 단계에서는 폼 디자인 하기 단계에서 추가한 문서 참여자에 대한 상세 설정을 하고, 참여자의 순서를 변경, 삭제 또는 문서를 검토할 검토자를 추가할 수 있습니다.

참여자 또는 검토자 별로 이름과 문서를 전송할 이메일 또는 아이디를 입력해야 하며, 참여자가 멤버일 경우 목록에서 선택하여 기존에 저장된 멤버 정보를 불러올 수 있습니다. 수신자 옵션은 참여자 또는 검토자가 멤버일 경우와 멤버가 아닌 외부 수신자일 경우 각각 다르게 나타납니다.

  • 수신자가 멤버일 경우

    • 문서 발송 수단 선택: 이메일과 휴대폰 중 하나 또는 모두를 선택할 수 있으며, 기본으로 저장된 이메일 주소와 휴대폰 번호가 자동으로 뜨게 됩니다.

      Caution

      휴대폰을 선택할 경우, SMS 또는 카카오 알림톡으로 발송되며 건당 추가 요금이 발생합니다.

    • 알림: 알림 내용 편집을 클릭하여 문서 전송 시 발송되는 문서 알림 메일 또는 SMS 메시지를 직접 편집할 수 있습니다. 또한, SMS 전송 방식을 선택할 수 있습니다.

    • 문서 전송 기한 설정: 수신자가 문서를 열람하고 제출할 수 있는 기한을 정할 수 있으며, 설정된 기간이 지나면 문서를 작성할 수 없게 됩니다.

      Tip

      문서 전송 기한이 없도록 설정하려면 문서 전송 기한을 0일 0시간으로 설정하시면 됩니다.

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  • 멤버가 아닌 외부 수신자일 경우

    입력한 정보가 멤버의 정보와 일치하지 않을 경우 외부 수신자로 인식되어 다음의 항목에 대해 상세 옵션을 설정해야 합니다.

    • 문서 발송 수단 선택: 이메일과 휴대폰 중 하나 또는 모두를 선택할 수 있으며, 휴대폰을 선택하면 발송할 휴대폰 번호를 입력해야 합니다.

      Caution

      휴대폰을 선택할 경우, SMS 또는 카카오톡 알림톡으로 발송됩니다.

    • 문서 전송 기한 설정: 수신자가 문서를 열람하고 전송할 수 있는 기한을 정할 수 있으며, 설정된 기간이 지나면 문서를 작성할 수 없습니다. 외부 수신자의 경우 문서 전송 기한을 설정해야 합니다.

    • 문서 열람 전 본인확인 설정

      • 본인확인 정보: 해당 항목에 체크하면 외부 수신자가 문서를 열람하기 위해서 본 설정에서 미리 선택된 정보를 입력해야 합니다. 도움말을 입력하여 힌트를 제공할 수 있습니다.

      • 추가 인증 수단: 이메일 인증 또는 휴대폰 본인확인 후에 문서를 열람하도록 설정합니다. 두 항목 모두 선택할 경우, 수신자가 인증 단계에서 선택할 수 있습니다.

옵션 설정

마지막 옵션 설정에서는 문서 제목을 정하고 문서 알림 설정 및 편집, 타임스탬프 적용 여부를 설정할 수 있습니다.

옵션 설정 화면

템플릿으로 문서 작성하기

자주 사용하는 서식을 템플릿으로 만들고 문서 처리 과정인 워크플로우 등 상세 내용을 템플릿 별로 저장해 필요할 때 마다 문서를 작성 및 전송할 수 있습니다. 템플릿은 웹폼 디자이너 또는 폼 빌더를 사용해 만들 수 있으며, 자세한 내용은 웹폼 디자이너로 템플릿 만들기폼 빌더로 템플릿 만들기를 참고해 주세요.

Note

문서 작성은 템플릿 관리 권한이 있는 멤버가 템플릿 설정 > 권한 설정에서 템플릿 사용 권한(=문서 작성 권한)을 부여한 그룹 또는 멤버만 할 수 있습니다. 템플릿 사용 권한을 부여받는 그룹 또는 멤버의 템플릿으로 문서 작성 목록에만 해당 템플릿이 나타나 작성할 수 있습니다.

  1. 대시보드 또는 사이드 메뉴에서 템플릿으로 문서 작성을 클릭해 이동합니다.

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  2. 작성하고자 하는 템플릿의 작성 아이콘(image15)을 클릭합니다.

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  3. 문서를 작성하고 우측 상단의 완료 혹은 요청 버튼을 클릭하면 문서의 설정된 워크플로우에 따라 다음 단계로 전송됩니다. 도중에 작성을 중단하고 저장할 경우에는 임시 저장 버튼을 눌러 저장합니다.

    Note

    템플릿에 설정되어 있는 워크플로우에 따라 완료, 제출 혹은 요청 버튼으로 다르게 나타납니다.

    Important

    템플릿으로 문서 작성 도중에 임시 저장 버튼을 클릭해 저장된 문서는 임시 보관함이 아닌 처리할 문서함에서 확인할 수 있습니다.

    임시 저장한 문서를 계속 작성하려면 처리할 문서함 목록에서 해당 문서의 편집 버튼을 클릭해 계속 진행할 수 있습니다.

일괄 작성으로 문서 대량 전송하기

템플릿으로 문서 작성 시 일괄 작성 기능을 사용하면 한 번에 여러 명에게 문서를 전송할 수 있습니다.

Note

이 작업은 대표관리자 또는 템플릿 사용 권한 필요합니다.

일괄 작성하기

  1. 새 문서 작성 > 템플릿으로 문서 작성 메뉴로 이동합니다.

  2. 작성할 템플릿의 일괄 작성 아이콘을 클릭합니다.

일괄 작성 아이콘
  1. 일괄 작성할 문서에 데이터를 입력할 방법을 선택합니다. 데이터 입력은 이폼사인 화면에 직접 편집 하거나 엑셀 파일을 업로드할 수 있습니다.

일괄작성

Tip

일괄 작성 문서 데이터 입력 방법

방법 1. 데이터 직접 편집: 문서 최대 200개까지 가능

직접 편집을 클릭하면, 이폼사인 화면에서 직접 데이터를 입력할 수 있는 표가 나타납니다. 문서의 입력항목이 각각의 열로 표시된 표입니다. 템플릿의 입력항목인 컴포넌트의 ID가 각 열의 제목으로 나타납니다. 1개의 행이 한 건의 문서이며, 첫번째 열인 번호 열 가장 하단 행의 숫자가 작성될 전체 문서의 수입니다.

표는 엑셀과 비슷한 방법으로 사용할 수 있습니다. 각 셀을 더블클릭하여 내용을 입력하고 마우스 오른쪽을 클릭하여 행을 추가하거나 삭제할 수 있습니다. 셀에 입력된 값을 복사 – 붙여넣기, 끌어서 입력하기를 할 수 있습니다.

일괄작성 직접 편집

방법 2. 파일 업로드: 최대 1000개까지 일괄 작성 가능

파일 업로드를 선택하면, 화면에 설명된 대로 우선 파일을 다운로드합니다. 문서의 입력항목이 입력된 엑셀 파일이 다운로드되며, 해당 파일에 데이터를 입력한 후 파일을 업로드합니다.

일괄작성 파일 업로드
  1. 오른쪽 상단 미리보기 버튼을 클릭하여 작성된 문서를 확인합니다.

  2. 예약 전송 또는 즉시 전송 버튼을 클릭하여 문서 일괄 작성을 완료합니다.

    일괄작성 전송

    Note

    예약 전송 클릭 시 뜨는 문서 전송 예약 팝업에서 문서를 전송할 날짜 및 시간을 선택합니다. 예약 전송은 현재 시간 기준으로 10분 후 부터 가능합니다.

    일괄작성 예약전송
  3. 일괄 작성 문서함에서 문서 전송 현황 등 문서에 관한 정보를 확인합니다.

Tip

일괄 작성 문서 TIP 1: 일괄 작성 시 입력된 데이터 오류 확인

직접 편집 또는 파일 업로드 방법으로 문서 일괄 작성 시, 입력된 데이터의 오류를 확인할 수 있습니다. 잘못된 데이터가 입력되거나, 필수 항목이 입력되지 않을 경우 데이터 오류로 표시됩니다. 문서 전송 시 오류로 표시된 데이터의 문서는 전송되지 않으며, 정상 데이터만 전송됩니다.

데이터 오류 확인

Tip

일괄 작성 문서 TIP 2: 일괄 작성 시 확인하세요!

템플릿의 입력항목 중 일부가 일괄 작성 화면에 나타나지 않는 경우에는 아래 두 가지 경우를 확인해야 합니다.

  1. 일괄 작성에서 입력할 수 없는 컴포넌트: 카메라, 녹음, 그룹으로 묶인 선택 컴포넌트는 일괄 작성으로 작성할 수 없는 컴포넌트입니다.

  2. 작성 단계에서 접근 허용된 컴포넌트 확인: 템플릿 관리 > 템플릿 설정(⚙) > 워크플로우 설정 > 해당 워크플로우 단계에 접근 허용된 컴포넌트만 나타납니다.